Sous l’égide d’une administratrice-adjointe responsable de l’évènementiel, au sein d’une équipe de trois, le titulaire du poste aura la charge de veiller, notamment en salle, auprès des utilisateurs et organisateurs, à la préparation et au bon déroulement des colloques organisés par les députés, des réunions de commission complexes (visioconférences, interprétations, etc.) et/ou de sensibilité particulière, ainsi que des exploitations à caractère événementiel (Présidence). Ce travail s’effectuera avec l’appui technique de l’équipe de maintenance et de l’équipe de sonorisation (toutes deux composées de sept membres), au sein du département audiovisuel de la direction des affaires immobilières et du patrimoine (DAIP), composé de 21 personnes travaillant sous l’autorité d’un chef de département.

Mission et activités :

- Exploitation institutionnelle :

* Répondre aux demandes de renseignements des organisateurs de réunions sur les solutions possibles pour leurs réunions nécessitant des prestations audiovisuelles particulières et échanger sur ces demandes avec les techniciens du département audiovisuel et de l’équipe support de la DSI ;

* Assurer collectivement la tenue d’une permanence téléphonique et mail assurée de 8 à 20 heures en semaine ;

* Proposer et organiser des visites techniques en salles pour permettre aux organisateurs d’élaborer leur projet d’évènement en connaissance de cause ;

* Organiser les tests en amont de ces réunions, en lien avec les équipes techniques ;

* S’assurer du bon démarrage de la réunion et intervenir en salle en cas de problème nécessitant une assistance de premier niveau ;

* D’une manière générale, coordonner et fluidifier les échanges entre les techniciens, les députés et les personnels des organes institutionnels.

- Exploitation événementielle :

* Répondre aux demandes de renseignements des organisateurs d’événements (députés, collaborateurs, intendant de l’Hôtel de Lassay, membres du cabinet de la Présidence, collaborateurs de groupes, etc.), y compris en dehors des heures ouvrées en cas d’urgence ;

* Organiser les réunions préparatoires à ces événements et y assister ;

* Faire établir les devis par le ou les prestataires événementiels concernés ;

* Superviser le montage et le démontage des installations événementielles, dans le respect des lieux, parfois le soir et le week-end ;

* Assurer l’accès aux locaux des équipes du prestataire (demandes de badges) ;

* S’assurer du bon déroulement de la prestation, et assister les participants et organisateurs autant que nécessaire.

- Autres :

* Passer et assurer le suivi des commandes de consommables audiovisuels.

Travail possible les week-ends, jours fériés et soirées au regard des événements organisés par l’institution.