Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

- Assurer l’accueil des usagers de la préfecture et les orienter vers les services le cas échéant
- Fournir les informations générales sur les services de l’État en Sarthe
- Expliquer les procédures aux usagers et leur donner les documents adéquats
- Assurer certaines tâches en matière de permis de conduire (délivrance des relevés d’informations intégraux, …).
- Préparer certains courriers de réponse aux usagers sur la base des courriers types du service (concernant les cessions de véhicule et RII principalement)
- Réceptionner les plis et colis en lien avec les services
- Gérer les demandes de stationnement « visiteurs » pour la préfecture
- Assurer un renfort pour les réponses aux usagers sur la boite pref-mail
- Venir en appui de l’équipe des médiateurs en service civique au point numérique dans le cadre de l’accompagnement des usagers dans leurs démarches en ligne sur le site de l’ANTS (consultation du SIV, appui réglementaire...).
- Effectuer l’enregistrement des prises de RDV pour le PAN demandés par les usagers de l’accueil général et faire le lien avec le point numérique.
- Assurer les missions de renfort au bureau du courrier y compris la navette entre la préfecture et Paixhans
- Assurer les missions de renfort au standard pendant les heures de bureau

Exercice des missions dans le respect du label « QUALI-ATE »

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service déconcentré qui assure l’ensemble des missions supports pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDI).
Le service accueil courrier standard (SACS) assure les missions d’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier sur les sites de la préfecture et du pôle administratif Paixhans.

Composition et effectifs du service
Le service se compose : 1 chef de service de catégorie A, 1 adjoint de catégorie B, 3 agents de catégorie C pour le standard, 3 agents de catégorie C pour la gestion du courrier, 2 agents de catégorie C pour l’accueil de la préfecture ainsi que 3 agents sur le site de Paixhans, 1 apprentie « communication interne » et une équipe de volontaires en service civique sur le point d’accueil numérique.
 
Liaisons hiérarchiques
Le chef du service accueil, courrier, standard
L’adjoint au chef du service accueil, courrier, standard

Liaisons fonctionnelles
Corps préfectoral et services de la préfecture, directions départementales interministérielles, tous services de l’État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité aux heures d’ouverture au public : 8h30-12h00 / 13h30-16h00 (15h00 le vendredi)
- Capacité confirmée à la communication : écoute, relationnel, sens du contact
- Capacité à prendre en charge une situation d’accueil difficile
- Rigueur d’organisation
- Polyvalence
- Permis B
Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter
 
Mme Annie JOËL, cheffe du service accueil courrier standard – annie.joel@sarthe.gouv.fr –
M. Guillaume LEMARIE, adjoint à la cheffe du service accueil courrier standard – guillaume.lemarie@sarthe.gouv.fr
 
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
- CV et lettre de motivation
- Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
 
Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx
Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise à aquérir
- Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique requis

Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise à aquérir
- Savoir appliquer la réglementation
niveau pratique à aquérir
- Savoir s'organiser
niveau pratique à aquérir

Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise requis
- Savoir accueillir
niveau maîtrise requis
- Savoir s'exprimer oralement
niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers un poste similaire au sein du SGCD, de la préfecture ou des directions départementales interministérielles.
 
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans