Sous la responsabilité de la cheffe du pôle Contrôle interne et pilotage des appels à projets (PCIPAP), le chargé ou la chargée de mission assure le pilotage des appels à projets et coordonne de manière transverse le processus d’évaluation des candidatures déposées dans le cadre des appels à projets des programmes Erasmus+ Jeunesse et Corps européen de solidarité (CES).
Il/Elle occupe un rôle central, garant·e de la bonne mise en œuvre des différents rounds, dans le respect des échéances à chaque étape du cycle. Il/Elle assure l’articulation fluide entre les nombreux acteurs impliqués en interne auprès de la Direction, des pôles métiers et des pôles supports : Service Financier et de la Commande Publique (SFCP), Agence Comptable (AC), Service Communication; et en externe auprès des cabinets d’expertise et des Responsables Europe et International Jeunesse (REIJ).

Il ou elle est plus particulièrement chargé·e des missions suivantes :

1) Pilotage des appels à projets
• Garantir le respect des délais et assurer la coordination des parties prenantes à toutes les étapes du processus ;
• Suivi des délais des calendriers de gestion des appels à projets: élaboration et mise à jour des rétro-plannings, envoi des occurrences dans les agendas des agents impliqués, création des réunions visio etc.
• Élaboration des différents tableaux pour la mise en œuvre des appels à projets : tableaux de diffusion auprès des REIJ, tableaux de contrôle (éligibilité, qualité), listes des projets par cabinet, tableaux post-CNE etc. et diffusion aux parties prenantes;
• Coordination des devis, commandes et suivi des prestations (demandes d’achats, bons de commande, services faits), en lien avec la chargée d’appui;
• Organisation des réunions de round (briefing, pré-consolidation, restitution, prépa CNE), création des supports et contenu avec pôles métiers;
• Compléter et assurer le suivi des tâches dans l’outil Assessment Module (réception des dossiers, affectation des dossiers aux experts) et dans l’outil de gestion Project Management Module (signature des contrôles, suivi des tickets);
•         Organisation logistique et administrative des CNE (convocations, documents, conflits d’intérêts, votes, présences) et Rédaction des PV, décisions d’octroi.

2) Coordination des cabinets d’évaluation et des Responsables Europe international Jeunesse dans leur rôle d’experts
• Assurer la gestion et l’actualisation des viviers d’experts, en lien étroit avec les pôles métiers et le Pôle Contrôle des Organismes ;
• Appui sur le pilotage du budget des prestations d’évaluation et réalisation des simulations budgétaires
• Externalisation des évaluations de labels - élaboration calendrier, suivi PMM et AM - liens avec experts, CM et REIJ;
• Rédaction de bilans des phases d’appels à projets.

3) Renfort ponctuel aux autres chargés de mission en cas de pic d’activité
• Missions ponctuelles en appui de l’activité du pôle

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

Connaissances en matière de gestion de projets (E)

Connaissance sur les financements européens (M)

Connaissances des principes de la commande publique (M)

Anglais niveau expérimenté (lu, écrit)

Savoir-faire :

Recueillir et traiter de l’information (E)

Capacités d’analyse et de synthèse (M)

Pilotage de projet multi-acteurs (M)

Aisance orale et rédactionnelle (M)

Conseiller et alerter (M)

Savoir-être :

Capacités d’organisation et d’anticipation

Bonne gestion du stress

Rigueur et réactivité

Sens du travail en équipe

Compétences informatiques :

Excel intermédiaire : formules complexes et traitement de listes

Expérience professionnelle : 

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle (oui ou non) : oui

Le Pôle Contrôle interne et pilotage des appels à projets (PCIPAP) assure la coordination des appels à projets et le respect des procédures régissant la mise en œuvre des volets Jeunesse et Sport du programme Erasmus+ et du Corps européen de solidarité.

Il est composé de: 1 cheffe de pôle, 1 adjoint, 4 chargé.es de mission (dont le poste en renfort) et 3 assistant.es admin.

Contacts :
Candidature à adresser directement (CV + lettre de motivation) au service des Ressources Humaines de l'Agence du Service Civique
par mail à recrutements@service-civique.gouv.fr