Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

L’École polytechnique est partie intégrante – aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d’ingénieurs françaises (l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis) – de l’Institut Polytechnique de Paris. Etablissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’Institut Polytechnique de Paris poursuit deux grandes ambitions : développer des programmes de formations d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage académique de ses cinq Écoles fondatrices et à son alliance avec HEC, IP Paris se positionne comme une institution d’enseignement supérieur et de recherche leader en France et à l’international.

A travers son offre de formation spécifique - bachelor, masters of science and technology, cycle ingénieur polytechnicien, executive master, formation continue – ou intégrée à l’Institut Polytechnique de Paris - master, programme doctoral, doctorat - l’École polytechnique forme des responsables à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise.

Ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, sont intégrés aux départements de recherche de l’Institut Polytechnique de Paris et travaillent aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service de rattachement :

 La direction des affaires budgétaires et financières (DABF) assure les missions suivantes :

• Mise en œuvre de la politique budgétaire et financière en symbiose avec la stratégie pluriannuelle et les enjeux de l’École ;
• Préparation et contrôle des actes budgétaires (budget, budgets rectificatifs, rapports, transferts) ;
• Production et analyse des tableaux de bord financiers ;
• Optimisation de la fonction finances ;
• Émission des titres de recettes ;
• Gestion financière des contrats de recherche ;
• Pilotage et suivi des dossiers fiscaux ;
• Optimisation du système d’information budgétaire et financier ;
• Suivi proactif du mécénat en lien avec la Fondation ;
• Suivi et interactions avec les trois filiales.

La DABF est placée sous la responsabilité hiérarchique du Secrétariat Général.

Le poste proposé se situe dans un environnement évolutif, marqué par la mise en œuvre d’un plan d’action pluriannuel de modernisation des fonctions support et notamment des processus financiers.

Sous la responsabilité de la Cheffe du bureau des Ressources, vous contribuerez à l’optimisation des ressources propres fléchées en assurant le pilotage et la gestion administrative et financière des contrats de recherche (partenariats publics, privés, nationaux et internationaux) et des conventions de mécénat (dont les chaires d’enseignement et de recherche).

Activités principales 80% :

 Suivi des recettes fléchées :

• Assurer le suivi administratif et financier des ressources propres fléchées en relation avec les organismes financeurs et les différents acteurs de l’X (Direction comptable, DRH, équipes projets…) ;
• Étudier, appliquer le cadre règlementaire spécifique à chaque type de convention et contrôler la répartition budgétaire ;
• Analyser les clauses contractuelles pour respecter les échéances de versement et les appels de fonds ;
• Suivre l’évolution complète des conventions : éligibilité des dépenses, bilans financiers, solde, suivi tableaux de bord, clôture budgétaire et comptable ;
• Recenser et collecter les informations nécessaires afin d’établir les relevés financiers spécifiques à chaque partenaire en collaboration avec les Directions et services.

 Gestion administrative et financière :

• Élaborer les budgets initiaux et rectificatifs des recettes fléchées en collaboration avec le responsable du budget ;
• Garantir la bonne gestion administrative et financière des ressources propres fléchées, en faciliter le flux et le suivi opérationnel au sein des services de l’École ;
• Élaborer et tenir à jour les tableaux de suivis des recettes fléchées ;
• Participer aux travaux de clôture comptable et répondre sur son périmètre aux questions des commissaires aux comptes, des auditeurs et contrôleurs externes.

 Conseil :

• Aider à la rédaction des conventions en amont avec les équipes projets (responsable scientifique et/ou pédagogique, et assistante) en lien avec le responsable du visa des conventions de la Direction Financière ;
• Conseiller les gestionnaires des équipes services dans l’exécution de leur convention.

 Activités complémentaires 20 % :

• Être un soutien au responsable administratif et financier mécénat dans la gestion financière des chaires et de la 3e campagne de levée de fonds.
• Participer aux différents projets de la Direction des Affaires Financières et Budgétaire.

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Vous disposez d'une formation supérieure Bac+3 minimum.

Vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine administratif et financier, notamment comptable , idéalement acquise au sein d'un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP).

Vous avez des connaissance sur les modalités de financement de la recherche et de la gestion des contrats de recherche ;

De la réglementation financière, budgétaire et comptable applicable aux EPSCP ;

De l'environnement juridique et administratif d'un établissement public ;

Vous avez une bonne maîtrise de l'outil Excel, et idéalement Business Object.

Animé d’un fort esprit d’équipe, curieux et proactif, vous savez collaborer avec les différents partenaires au sein de l’institution.

Télétravail : possible 2 jours/semaine