Sous l’autorité du sous-directeur des cabinets et du soutien des services, le Service de la correspondance (SCPM), qui comprend 40 ETP, est en charge de l’enregistrement, de la rédaction et du classement de tous les courriers adressés au Chef du Gouvernement ainsi qu’aux ministères délégués et aux secrétariats d’Etat dont ils dépendent.

Il a donc pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des ministres délégués ou de leur chef de cabinet, en lien étroit avec l’actualité politique, en s’appuyant par ailleurs sur l’expertise des conseillers.

Lieu ressource des cabinets, le SCPM doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées. Il gère également les dossiers de demandes d’audience et d’invitation à l’attention du Premier ministre.

Il est responsable, pour le cabinet du Premier ministre et des ministres délégués, du déploiement et de l’utilisation de l’application de gestion électronique du courrier (MAGEC).

Le service se compose de 5 pôles placés sous l’autorité d’une cheffe de service :

• 2 pôles logistiques : enregistrement-expédition, impression-qualité ;
• 3 pôles rédactionnels : courriers adressés au Premier ministre par les citoyens et les élus-entreprises-associations, courriers aux Ministres délégués et Secrétariats d’Etat.

Sous la responsabilité de la cheffe de pôle et de son adjoint, le-la titulaire rédige des propositions de réponse à la signature du Premier ministre ou de son chef de cabinet en réponse aux courriers des élus, entreprises, associations et, le cas échéant, d’autres acteurs institutionnels, personnalités publiques, etc.

L’agent doit avoir un très bon niveau de connaissance de l’actualité gouvernementale et plus largement de l’actualité politique, socio-économique ainsi que de l’administration et de son mode de fonctionnement.

Il-elle doit être force de proposition en matière de qualité des écrits et d’efficacité du traitement des réponses. Il-elle doit analyser les courriers afin d’en déterminer le caractère sensible et/ou urgent et proposer la procédure de traitement la plus adaptée. Il-elle doit être à même d’adapter ses écrits eu égard à la qualité de l’intervenant et au contexte de sa requête. Il-elle doit se conformer à la ligne rédactionnelle arrêtée par le cabinet.

Il-elle participe à la veille documentaire et s’assure de l’actualité des éléments de réponse qu’il utilise. Sa participation peut être sollicitée au sein de groupes de travail thématiques (administration d’une application métier, documentation, statistiques).

En particulier, il-elle contribue à la définition d’éléments de langage et propose des nouvelles lettres-types.

Par ailleurs, il-elle doit faire preuve de polyvalence selon les nécessités du service, par exemple en cas d’activité, de commandes exceptionnelles ou en cas de besoin de renforts ponctuels des autres pôles.

Connaissances :

• Excellente culture générale notamment dans les domaines politique, administratif et social
• Maîtrise des enjeux politiques et législatifs
• Maîtrise des outils bureautiques (pack office, logiciel de gestion électronique du courrier)
• Excellentes connaissances en matière de communication politique

Savoir-faire :

• Maîtrise dans l’application de directives et de procédures
• Capacité à gérer des priorités
• Connaissance des techniques de rédaction adaptée à la communication gouvernementale

Savoir-être :

• Rigueur, sens de l’organisation et esprit d’analyse et de synthèse
• Capacité à évoluer au sein d’une équipe
• Discrétion, Réactivité, Polyvalence