L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur général des services dans le cadre d’une stratégie définie par le responsable pédagogique du programme DISPO. L’agent encadre 2 volontaires en service civique et participe à la coordination des activités de l’équipe en lien avec la chargée d’évènementiel du pôle Démocratisation.

Mission principale :

Mise en œuvre des actions du programme DISPO – coordination administrative du programme

Gestion de projets et coordination administrative du programme :

- Interlocuteur principal des différents acteurs et partenaires du programme (établissements partenaires, institutions…)

- Coordination des activités impliquant divers personnels de l’établissement (communication et événementiel notamment)

-   Suivi des conventions et animation des partenariats

- Encadrement de l’équipe du projet (planification des réunions d’équipe, planification générale des activités, répartition des tâches…)

- Gestion administrative de la plateforme PEI, information des utilisateurs, relations avec les partenaires du réseau ScPo

-   Gestion des participants au programme :

·         Enseignants référents (missions, suivi des différentes procédures administratives, programmes, rendus…)

·         Membres de l’équipe (suivi des missions, gestion des rdv)

Intervenants extérieurs (missions, rémunérations)

·         Etudiants tuteurs (recrutement, inscriptions, fichiers, missions, absences, évaluation des rapports...)

·         Elèves des lycées (inscriptions, suivi des dossiers…)

·         Partenaires (organisation des sorties et des stages culturels)

- Veille sur les dysfonctionnements du programme

- Gestion du tutorat étudiant : encadrement des volontaires en service civique ayant en charge la partie logistique et pédagogique du tutorat étudiant (formation, gestion des déplacements, lien avec les EPLE…)

Reporting

- Réponse aux enquêtes des différents partenaires

- Réalisation d’enquêtes et suivi d’indicateurs

- Rédaction des appels à projets

Gestion financière :

-  Elaboration et suivi du budget prévisionnel

- Gestion des recettes : conventions de partenariats financiers

-Gestion des dépenses : frais de missions, dépenses de fonctionnement

- Elaboration des bilans financiers annuels

- Gestion et suivi des financements

Appui aux événements du programme :

- informations et accueil des établissements

- appui à l’organisation générale

- en charge du séminaire de préparation au concours en lien direct avec les élèves

Poste stratégique pour assurer la bonne marche des activités

Autonomie des fonctions

Aide fonctionnelle auprès du responsable et du coordonnateur du programme

Activités variées, faisant appel à une grande réactivité, à une réelle autonomie dans l’organisation et le suivi des dossiers

Etre sensible aux questions d’égalité des chances

L’activité peut entrainer occasionnellement des déplacements et des contraintes horaires.

Date de prise de poste : le 3 juin 2024

Auditions prévues le 29 avril 2024

Localisation du poste : Sciences Po Toulouse, 21 allée de Brienne, 31685 Toulouse.

Conditions de travail :

- CDD de droit public de 12 mois. Renouvelable. 40 h/semaine.

- 61 jours de congés (congés annuels + jours d’ARTT)

- Salaire brut mensuel : Salaire indexé sur le 1er échelon de la grille des Ingénieurs d’Etudes de classe normale de recherche et de formation de classe normale (INM 444 salaire brut mensuel : 1944,50 €) hors prime annuelle et hors rémunération accessoire éventuelle (supplément familial, remboursement partiel des frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 75%). Possibilité de reprise d’ancienneté et reclassement dans la grille des Ingénieurs d’Etudes selon conditions prévues.

Candidature :

Les candidatures (curriculum vitae et lettre de motivation) doivent être adressées avant le 14 avril 2024 à M. Le Directeur de Sciences Po Toulouse par e-mail à  job-ref-1t87scyrgr@emploi.beetween.com

Titulaire d'un diplôme de formation supérieure (bac+4 minimum), vous justifiez d’une expérience réussie dans la coordination de projets et en gestion administrative et financière.

Vous avez un intérêt affirmé pour les problématiques de démocratisation.

Compétence en comptabilité et gestion

Maîtrise des logiciels de bureautique et de la messagerie électronique

Capacité de travail en équipe

Eléments de connaissance sur l’organisation et le fonctionnement des financements sur projet

Compétences rédactionnelles

Eléments de connaissance sur la conduite de projets

Elaboration et mise en œuvre de procédures administratives nécessaires au bon fonctionnement du programme (inscriptions des élèves et des étudiants, déplacements et absences des tuteurs...)

Savoir définir des indicateurs de suivi

Savoir mobiliser et gérer les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs et des actions

Autonomie, prise d’initiatives, rigueur, sens de l’organisation

Compétences relationnelles

Disponibilité auprès des acteurs du programme, réactivité

Connaissance et culture administrative

Gérer et accompagner un public diversifié (intervenants, étudiants, élèves, professionnels, personnels administratifs, institutionnel…), s’adapter aux différents interlocuteurs

Qualités d’écoute, de diplomatie et de respect du protocole

Animer une équipe