Liaisons hiérarchiques:

La Sous-préfète, Directrice adjointe de Cabinet

Liaisons fonctionnelles:

Les membres du Cabinet (corps préfectoral et conseillers techniques), le service du Cabinet, les directions et services de la préfecture de police, les élus et les services de la mairie de Paris.

Groupe RIFSEEP : 1

75CA8000 UA et UO

Placé(e) sous l’autorité de la Sous-préfète, directrice adjointe de Cabinet, l’assistant(e) de direction est chargé(e) de la gestion et de l’organisation du secrétariat de celle-ci. .

La/le titulaire doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser à la directrice adjointe de Cabinet des contraintes logistiques, des sollicitations multiples etc. afin de lui permettre d’assurer son activité au quotidien dans ses composantes internes et externes à la Préfecture de Police.

- Elle ou il assure un accueil physique et téléphonique, les contacts avec les élus et leur cabinet, les cabinets
ministériels et autres.

- Elle ou il assure la veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, etc.) et le suivi des nominations aux journaux officiels, tient à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels, partenaires institutionnels, conseillers techniques.

- Elle ou il assure le suivi des parapheurs à la signature de la Sous-préfète.

- Elle ou il a en charge la gestion de l’agenda.

- Elle ou il a en charge la planification et le suivi des réunions (convocation, préparation des dossiers).

- Elle ou il procède à la rédaction, la frappe et la mise en forme de courriers.

- Elle ou il est l’interface avec les secrétariats des membres du corps préfectoral et des directeurs de la préfecture de police.

- Elle ou il gère les frais de représentation de la directrice adjointe de Cabinet.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Horaires décalés entre 8h30 et 19h00 répartis avec les secrétariats du Corps Préfectoral

NBI : NON

Durée attendue sur le poste : 2 à 3 ans

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques:

Connaître les techniques de l'accueil téléphonique
/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis
Expression orale et techniques de communication
/ niveau maîtrise - requis

Savoir-faire:

Savoir s'organiser
/ niveau pratique - requis
Savoir analyser
/ niveau pratique - requis

Savoir-être:

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau pratique - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

Compétences particulières :

- Connaissance des outils bureautiques indispensables (Word, Excel, messagerie Icasso)

- Expérience sur postes de secrétariat souhaitée

- Bonne connaissance des services de la Préfecture de Police

- Aisance relationnelle et sens du travail en équipe

- Capacité d’initiative, d’anticipation et réactivité

- Sens de l’organisation

- Discrétion, dynamisme et disponibilité

Qui contacter ?

La cheffe du Bureau des ressources et de la modernisation et son adjointe

pp-cabinet-sdc-brm-personnel@interieur.gouv.fr

Comment candidater ?

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

Personnels de la préfecture de police :

https://drh.pp.minint.fr/images/2_boite_a_outils/dialogue/formulaire_unique_mobilite_detachement_entran.pdf

Personnel Externe :

Envoi CV + Lettre de motivation

Pour être prise en compte, toute candidature doit impérativement être déposée sur Choisir le Service Public (CSP).

Une copie du dossier de candidature doit obligatoirement être envoyée à :

pp-cabinet-sdc-brm-candidatures@interieur.gouv.fr

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de Police

9, boulevard du Palais - Paris 4ème