Le Service de la Mémoire et des Affaires culturelles, en tant que garant de la mémoire de la préfecture de Police, est chargé de collecter, d’inventorier, de conserver et de valoriser son patrimoine quelle qu’en soit la nature. Il exerce dans son domaine de compétence un rôle de contrôle, de conseil et d’expertise auprès des directions actives et administratives au sein du territoire relevant de l’autorité de la préfecture de Police (75-92-93-94). C’est une entité qui, au regard de la particularité de ses missions, dispose d’une vision transversale de la Préfecture de Police.

Le Service de la Mémoire et des Affaires culturelles (SMAC) regroupe un effectif de 172 agents répartis entre deux départements : Département patrimonial (Service des Archives, et Musée), et Département musical comprenant deux orchestres (harmonie et batterie fanfare), auxquels s’ajoute un secrétariat général. Le Département patrimonial assure, par convention signée en 2011 avec le Service interministériel des Archives de France, les missions régaliennes liées aux archives définitives produites par la Préfecture de Police (conservation, traitement, classement et communication).

Accueil téléphonique et filtrage des communications,
Gestion de l’agenda du chef de service du SMAC,
Fixation des rendez-vous et entretiens,
Suivi du courrier du chef de service et des unités : département patrimonial et département musical,
Traitement des demandes et réponses des prestations musicales parisiennes, nationales et internationales,
Mise en forme des courriers de la cheffe de service,
Interface avec les autres secrétariats du cabinet et SGA,
Organisation des réunions internes (CODIR interne ou autre réunion : plannings, rédaction des PV),
Suivi du circuit des dossiers de dérogation d’archives.

Contraintes horaires et disponibilité

Connaissances techniques

Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou
physique
/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger
/ niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis
Savoir analyser
/ niveau pratique - requis

Savoir-faire

Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis