Le rôle de la secrétaire médicale est d’accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (programmation de l’activité d’HDJ, agenda des consultations, admissions, convocations, etc.), gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Activités principales du poste :
-    Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, des familles,
-    Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité,
-    Gestion et coordination médico-administrative des programmations en hôpital de jour du service des maladies infectieuses et tropicales & immunologie clinique pour optimiser le parcours patient :
            •     Gestion des demandes d’imagerie, consultations diverses
            •    Suivi des demandes de Rdv effectués par les médecins de consultation et                       d’hospitalisation
            •    Gestion des convocations des patients 
            •    Suivi du parcours de soins endocardite avec l’équipe médicale avec                                     infectiologue référent,
            •    Suivi du parcours du patient vivant avec le VIH
            •    Suivi du parcours des patients sortants d’hospitalisation conventionnelle et                   reconvoqués en HDJ (tuberculose, VIH, infectiologie générale).
-    Planifier les activités : Agendas des médecins, absences, formations, congrès, astreintes et diffuser l’information
-    Organiser et informer des réunions présentielles et à distance (Zoom, Teams),
-    Tenue à jour du dossier patient,
-    S’assurer de l’archivage des dossiers patient,
-    Traiter les mails et les courriers (enregistrement par scanner, tri, traitement, diffusion et envoi, archivage),
-    Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance,
-    Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
-    Identifier les dysfonctionnements et déclencher les interventions,
-    Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles,
-    Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
-    Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
-    Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Activités Spécifiques : 
-    Travail en collaboration avec les autres secrétaires du service pour la continuité,
-    Travail en collaboration avec les agents d’accueil de la consultation pour les RDV, la gestion des documents relatifs au dossier patient et coordonner les actions. 
-    Participer aux réunions de service

quotité de travail = 50 %

• Savoir accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Savoir définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage,
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers