Secrétariat médical et administratif de l'ELSA (Equipe de Liaison et de Soins en Addictologie) et de l'USCA (Unité de Soins Complexes en Addictologie)
Missions principales :
- Prise en charge des appels téléphoniques et des emails reçus (réception, filtrage, renseignement, orientation)
- Gestions des documents médicaux sur l’outil métier Orbis Médical : Relecture, mise en forme et envoi des différents documents médicaux : comptes rendus de consultation ou d’hospitalisation, certificats médicaux.
- Gestion administrative des courriers reçus et mails : numérisation des documents (ex : résultats d’examens) dans le dossier informatisé du patient (Orbis)
- Mise à jour des plannings de consultation
- Gestion de la présence/absence des membres de l’ELSA sur le planning partagé
- Saisie du codage PMSI, transmis par l’équipe médicale, de l’activité de liaison et de consultation en addictologie sur logiciel ORBIS
- Saisie du codage de l'activité (NGAP) des équipes de l’activité de liaison et de consultation en Addictologie sur logiciel ORBIS
- Saisie et mise à jour des données statistiques d’activité de l’ELSA sur logiciel EXCEL (PIRAMIG)
- Organisation (réservations de salles, Doodle, Zoom, Teams) des réunions et participation aux staffs de l’ELSA
- Accueil des nouveaux personnels et stagiaires de l’unité (Médecins, Internes, Externes, Psychologues, etc.), habilitations, matériel
- Mise à jour des documents internes (flyers, affiches, protocoles, etc.) de l’ELSA
- Gestion des conventions les structures addictologiques extrahospitalières et autres ELSA
- Gestion des commandes de fournitures de bureau et suivi des stocks

Missions transversales : 
- Appui aux activité d'enseignement et de formation en Addictologie

- Assurer la continuité de service en cas d’absence d’une collègue.

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, de documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES ASSOCIÉES

Techniques de secrétariat médical
Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
Communication / relations interpersonnelles
Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels institutionnels, etc.)
Droit de la santé dans son domaine d'activité
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Réglementation des archives
Vocabulaire médical

QUALITÉS REQUISES

Capacités d'adaptation et d'écoute
Aptitude à travailler en équipe
Sens de l'organisation, efficacité, esprit d'initiative
Rigueur, conscience professionnelle et discrétion
Assiduité, ponctualité