Missions permanentes : 
Missions accueil, gestion de l’agenda et documentaire, organisation de réunions :
-       Gestion des agendas du Directeur des ressources humaines et de son adjointe,
-       Accueil physique et téléphonique,
-       Planification et organisation logistique de réunions,
-       Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentations powerpoint),
-       Enregistrement du courrier (Départ / Arrivée et Suivi),
-       Répartition du courrier aux différents interlocuteurs de la DRH,
-       Gestion des déplacements du DRH et des cadres de la DRH (ordres de mission, réservation de billet train, etc…),
-       Gestion documentaire : mise en ligne et actualisation de documents sur l’intranet du GHU,
-       Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction (organigramme, annuaire, papier en tête...).
Missions en appui des différents secteurs de la DRH :
-       Publication des fiches de postes sur Talentsoft,
-       Gestion des préavis de grève en l’absence de la chargée des relations sociales (envoi des préavis et des tableaux de recensement des grévistes à l’encadrement),
-       Aide à la préparation des commissions de sélection,
-       Préparation des arrêtés de télétravail,
-       Rédaction et diffusion des avis de décès,
-       Aide à la gestion de la bulle :
·         Demande de devis
·         Gestion des demandes d’achat
·         Enregistrement et annulation des créneaux sur la plateforme
·         Gestion des factures
·         Réponses aux sollicitations des agents (proposer une autre activité, valider le choix des activités, faire des réclamations…)
·         Mise à jour de la brochure d’information
·         Suivi budgétaire (fréquence semestrielle)
·         Aide à la réalisation du rapport d’activité (fréquence annuelle).
Missions en lien avec le suivi du plan d’équipement et la gestion des achats
-       Coordination des commandes prévues dans le cadre du plan d’équipement annuel de la DRH :
·         Gestion et demandes d’achats auprès des services techniques et logistiques (fournitures de bureau, petit matériel, gerbes commémoratives, etc).
Missions ponctuelles : 
-       Intérim de l’assistante de direction de la Direction des soins (DSAP) pendant les périodes de congés (travail en binôme).

Connaissances particulières requises :
- Maitrise de logiciels : SAP, Gestime et pratique du pack office Outlook, Word, Excel, Power Point

Qualités requises :
- Rigueur et autonomie,
- Qualités rédactionnelles et de synthèse,
- Discrétion professionnelle,
- Réactivité et capacité d'adaptation,
- Capacité à travailler en équipe, et en transversal.

La connaissance de l'AP-HP ou du moins du fonctionnement d'un établissement public de santé serait un plus.

Secrétariat et gestion administrative.
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)