Missions au sein de la Direction générale

Rattaché(e) à la Direction générale, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet, en assurant notamment :
·          La gestion et le suivi du courrier entrant via Post-Office (tri, analyse, enregistrement, diffusion, classement et traçabilité).
·          Aide à la gestion des agendas et organisations de réunions, d’évènements, de déplacements des directeurs de projets membres de la Direction générale
·          Mise en forme de documents administratifs (courriers, notes)
·          La gestion documentaire et l’archivage électronique
·          Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assistanat (polyvalence et entraide)

Mission en collaboration avec l’assistante du Conseil de surveillance de l’AP-HP

·          La gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
·          L’appui à l’organisation d’événements institutionnels, notamment les commémorations

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
Capacités rédactionnelles
Capacités organisationnelles
Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Bonne connaissance de l’AP-HP et du fonctionnement du siège
- Pratique de l’agenda partagé Outlook – Connaissance de l’utilisation des divers modes de visioconférence
- Grande connaissance de l'organisation et du fonctionnement des hôpitaux et du Siège

PRE-REQUIS
Avoir assuré des fonctions de secrétariat de direction

QUALITES REQUISES

- Sens des responsabilités et de la confidentialité,
- Rigueur et méthode dans l'organisation du travail,
- Fortes qualités relationnelles,
- Polyvalence,
- Réactivité