Bureau des cabinets

département des correspondances

Le Bureau des Cabinets :

Structure d’appui au fonctionnement des cabinets ministériels. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes, Avenue de France). Ses missions couvrent notamment :

la gestion des correspondances officielles ;
le suivi des publications réglementaires ;
le traitement des questions parlementaires ;
l’attribution des distinctions honorifiques ;
la gestion des ressources humaines des cabinets et du bureau des cabinets ;
la logistique des cabinets et du bureau des cabinets (intendance, informatique, accueil, chauffeurs, etc.).
Il participe également aux travaux interministériels liés à la dématérialisation.

Assurer, en coordination avec les différents secrétariats de cabinet, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, et contribuer au bon déroulement de leurs activités.

Activités prinicpales :

·        Accueillir physiquement et téléphoniquement les personnalités, en lien régulier avec les services de la Présidence de la République, de Matignon etc.

·        Gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.

·        Assurer l'interface avec les autres secrétariats de la structure.

·        Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en évaluant leur niveau d'urgence.

·        Suivre les notes soumises au visa du directeur et du directeur adjoint de cabinet avant transmission à la ministre.

·        Relire et vérifier l'ensemble des courriers émis, corriger les erreurs de forme (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.

·        Rédiger certaines correspondances types (notamment lettres de remerciements à la suite d'envois de livres ou d'invitations).

·        Gérer quotidiennement les agendas et prendre des rendez-vous.

·        Organiser les réunions : envoi des convocations, réservation des salles, mise à jour du fichier de suivi électronique, transmission aux conseillers concernés.

·        Participer au classement, à l'archivage et à la traçabilité des documents.

Organisation en brigade

L’activité d’un secrétariat de cabinet nécessite, entre autres, une grande disponibilité.

Confidentialité absolue sur les informations traitées

SAVOIRS

Connaissance de l’administartin centrale et de l’environnement ministériel

Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique et des outils bureautiques courant

Classement et archivage

SAVOIR FAIRE

Rédiger, corriger et mettre en forme des documents avec rigueur

Gérer les priorités et respecter les délais

Organiser efficacement les activités (agendasn réunions, suivi des documents)

SAVOIR-ETRE

Discrétion, loyauté et sens de la confidentialité

Rigueur, sens de l’initiative et de l’organisation

Réactivité, disponibilité et adaptabilité

Aptitude au travail en équipe et en brigade, excellent relationnel

Aucune candidature en ligne ne sera prise en compte. Veuillez contacter le service recruteur.

Les dossiers de candidatures, constitués d'un CV et d'une lettre de motivation, doivent parvenir par courriel à l’adresse suivante :

recrutement-bdc@education.gouv.fr