Établissement public administratif relevant des collectivité territoriales, Île-de-France Mobilités imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures...), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités c'est:
- Des projets d'envergure menés par des équipes d'experts passionnés
- Des missions à fort enjeux en matière de développement de territoires
- Une politique ambitieuse en matière de mobilités durables
- Une participation active à l'organisation des JO 2024

La diversité de nos 500 collaborateurs est une de nos forces, nous la favorisons à travers notre politique de recrutement.

Découvrez un environnement professionnel dynamique en plein essor et développez votre connaissance des métiers du transports.

La direction du cabinet joue un rôle central de coordination et de soutien à l'ensemble de l'établissement dans ses relations avec les administrateurs et les partenaires institutionnels. Elle veille à la bonne représentation des intérêts de l'établissement en tenant compte des enjeux locaux, régionaux, nationaux et supranationaux.

Au sein de la direction du cabinet, le pôle Relations Institutionnelles et Internationales a pour principales missions :

o Développer des relations régulières avec des partenaires externes, y compris les opérateurs de transport pour faciliter les échanges avec les autres services et renforcer le positionnement de l'établissement

o Assurer la coordination des événements institutionnels, comme les inaugurations et veiller à la bonne représentation d'Île-de-France Mobilités

o Veiller au respect des exigences protocolaires, en lien avec les différents intervenants

o Gérer les relations internationales (organiser l'accueil de délégations étrangères, organiser les représentations pour les évènements internationaux et aux seins des organismes dont Île-de-France Mobilités est membre...) dans un objectif de partage d'expérience et valorisation de l'établissement

o Assurer la défense des intérêts d'Île-de-France Mobilités auprès des instances européennes ;o Assurer le suivi des affaires parlementaires

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du pôle, le/la titulaire du poste aura pour mission:

· La gestion d'agendas, de contacts et de listings

· L'organisation et la préparation de réunions, la réservation et la mise en place de salles, l'accueil et l'assistance des participants,

· L'assistance et la participation à l'organisation d'évènements (déplacements, inaugurations, conférences...)

· L'assistance à l'accueil de délégations internationales

· L'assistance à la gestion du courrier

· L'assistance à la gestion de la boîte mail, au classement et à l'archivage

· Le suivi des engagements budgétaires, l'enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;

· La gestion des déplacements en France ou à l'étranger (réservation des billets, de l'hébergement, etc.)

· L'organisation des intérims avec l'assistante de la direction

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Fortes capacités d'organisation et d'anticipation

· Capacité à travailler en équipe

· Réactivité et prise d'initiative

· Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

· Flexibilité horaire

· Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire

· Adaptabilité à l'évolution des missions

· Mobilités à prévoir sur le territoire en fonction des réunions / événements

Connaissances spécifiques appréciées :

· Techniques de secrétariat, dont classement et archivage

· Maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier

· Maîtrise des outils de visioconférence

· Maitrise des procédures administratives

· Connaissance de l'environnement public

Retrouvez nos offres et postulez en ligne :
https://www.iledefrance-mobilites.fr/decouvrir/nous-rejoindre

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.