L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.

La direction de la formation initiale et continue bâtit une offre pédagogique attractive, cohérente dans un continuum entre cycles d’enseignement de la formation initiale et continue, en lien avec les enjeux européens.

En son sein, le département des formations initiales a pour mission d’organiser et de coordonner les formations dispensées par l’Institut et d’assurer l’accompagnement pédagogique des publics formés.

Parmi les pôles du département, le pôle des formations initiales est chargé de la conception, de la coordination, de l’organisation et du suivi des enseignements à destination des élèves français et étranger à Strasbourg, soit :

· Une promotion composée des élèves issus des concours de recrutement (80 élèves par promotion), les élèves étrangers du cycle international long (30-40 élèves) et d’élèves officiers (5-10 élèves) ;

· Une promotion composée d’élèves étrangers du cycle international de perfectionnement (40 élèves environ).

Missions

Sous la responsabilité de la responsable de pôle et de son adjointe et en lien étroit avec les référentes de la promotion initiale, l’assistant ou assistante de formation a pour missions principales :

· L’appui aux activités du pôle pour l’organisation et la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation sur les plans logistique, administratif et financier, en lien avec les intervenants et en collaboration avec des cadres pédagogiques, des coordonnateurs d’enseignement et des partenaires de formation

· La contribution au suivi administratif et à l’accompagnement des élèves et promotions gérés par le pôle

· La contribution au fonctionnement administratif, matériel, et financier du pôle

· L’appui aux autres assistant(e)s de formation pour les actions transversales et les sessions d’ampleur.

Activités

Mise en œuvre matérielle des actions de formation :

- Accueil et suivi téléphoniques, physiques et courriels

- Mise au point matérielle des actions de formation (réservations de salles, plannings des intervenants, conventions de formation …), y compris sur le plan digital pour la finalisation, l’actualisation et la diffusion de supports pédagogiques

- Suivi des intervenants : transport, hébergement, indemnisations

- Recueil et synthèse des évaluations des sessions de formation (saisie des questionnaires d’évaluation dans l’application Sphinx, extraction des résultats et mise en forme, etc.)

Suivi administratif et accompagnement des élèves et promotions :

- Conception et diffusion des emplois du temps, des groupes d’élèves

- Conception de documents de présentation des promotions, des enseignements et de l’activité du pôle

- Suivi administratif des élèves (Feuilles d’émargement, suivi des absences, attestations administratives, conventions de stage, déplacements)

- Gestion des actions pédagogiques individualisées, des épreuves d’entrainement et des examens dont le pôle est responsable

Contribution au fonctionnement administratif, matériel, et financier du pôle :

- Réalisation de statistiques, tableaux de bord, reporting

- Appui à la gestion des intervenants et prestataires (gestion des devis, suivi des conventions de formations, saisie des programmes et des rémunérations dans l’application pédagogique Elena, préparation et gestion des missions, déplacements et hébergements)

- Appui à la gestion des dépenses : relations avec les fournisseurs pour demande des devis, établissement des bons de commande, des états de frais et des factures, suivi du budget des actions de formation

- Participation à l’organisation des déplacements des agents du service

- Classement et archivage des documents

Conditions d’exercice

Moyens mis à disposition

Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75%, forfait mutuelle 15€ par mois, 7 jours de récupération par an possible, 27 jours de congés (dont 2 sous conditions), 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables.

Contraintes particulières liées au poste

- Disponibilité et flexibilité
- Horaires variables et pic d’activité

Qualifications

Niveau de diplôme | 3, 4 (CAP, BEP ou Bac)
Expérience | 1 à 5 ans

Profil
Intégré(e) à l’équipe des assistants de formation, vous êtes un maillon essentiel de l’organisation des sessions de formation qui vous sont confiées.

Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités à organiser, à rédiger, votre rigueur, votre sens du relationnel et vos facultés d’adaptation avérées. Vous aimez travailler en équipe, et savez adapter votre communication aux différents publics (élèves, intervenants de haut niveau, fournisseurs, …). Vous maîtrisez parfaitement les logiciels bureautiques et avez un goût prononcé pour les outils digitaux et collaboratifs.

Compétences attendues

Savoirs

- Environnement administratif

- Institutions administratives françaises, européennes et internationales

- Techniques de secrétariat

- Règlementation des missions et des rémunérations, comptabilité publique et procédures comptables

Savoir-faire

- Rédiger des écrits administratifs

- Capacité à traiter et à suivre plusieurs dossiers en parallèle

- Dialoguer et rendre compte à sa hiérarchie

- Planifier et respecter des délais

- Utiliser les logiciels de de bureautique (Suites Microsoft), pédagogiques (Moodle, 360Learning), de gestion de scolarité (Elena), de comptabilité (Y2), ) et d’enquêtes (Sphinx, Wooclap).

Savoir-être

- Esprit d’équipe

- Sens de l’organisation, rigueur, anticipation des tâches, adaptation

- Sens de l’initiative

- Réactivité, disponibilité

- Qualités relationnelles et de présentation (Aisance dans les relations au public et les relations interculturelles)

- Curiosité, intérêt pour suivre des formations aux nouvelles technologies

- Sens du service public

Informations pour candidater
Comment candidater ?
Date limite de candidature | 24/05/2024

Envoi des candidatures | Les personnes intéressées transmettent directement et uniquement leur candidature via la Place de l’Emploi Public en postulant à l’offre d’emploi en ligne

Dossier de candidature | Les candidatures doivent obligatoirement comprendre une lettre de motivation avec mention de la référence du poste et un CV.

Contacts
Pour des informations sur le poste | Eva Anstett, responsable de pôle • Tél : 03 69 20 48 68

Pour le suivi de candidature | Juliette REINBOLT, chargée de recrutement, référente administrative et RH • Tél : 03 69 20 48 12