L’institut Mines-Télécom (IMT), grand établissement au sens du code de l’éducation, est un établissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) placé sous la tutelle principale des ministres chargés de l’industrie et du numérique. Premier groupe d’écoles d’ingénieurs en France, il fédère 11 écoles d’ingénieur publiques réparties sur le territoire national, qui forment 13 500 ingénieurs et docteurs. L’IMT emploie 4500 personnes et dispose d’un budget annuel de 400M€ dont 40% de ressources propres.

Ecole de l’IMT (plus grand groupe de formation d’ingénieurs en France), IMT Mines Alès est une école généraliste disposant d’une histoire de près de 180 ans et dont l’excellence est reconnue dans les palmarès français comme mondiaux. Implantée à la porte des Cévennes et fortement ouverte sur le monde, elle accueille 1500 élèves et s’appuie sur 400 personnels dont les missions sont la formation, la recherche et le développement économique. Sa devise est : « La science et la créativité pour inventer un monde durable ». Pour en savoir plus : https://www.imt-mines-ales.fr

Vous intégrez le département d'enseignement en informatique et intelligence artificielle (2IA). Il propose 6 parcours spécialisés et forme chaque année environ de 140 étudiants et apprentis aux métiers de Recherche, Développement et Innovation pour les organismes et entreprises publics et privés dans le domaine du numériques, du développement logiciel et de l’intelligence artificielle. Chaque parcours s’appuie sur des partenariats académiques et industriels forts qui assurent des formations de pointe pour relever des défis suscités par cette mutation et imaginer « Le numérique et l’intelligence artificielle au service de l’humanité ».

Vous êtes affecté(e) à la formation d’ingénieur par apprentissage Informatique et réseaux (INFRES) pour les 2 parcours (INFRES-SR et INFRES-DL) :

- ingénieur de spécialité Informatique et Réseaux, sous statut salarié (apprentissage), parcours Systèmes & Réseaux (INFRES-SR)
- ingénieur de spécialité Informatique et Réseaux, sous statut salarié (apprentissage), parcours Développement Logiciel (INFRES-DL)

Sous la responsabilité du responsable du département 2IA, et du responsable pédagogique de la formation INFRES, vous êtes en charge des tâches administratives, financières et organisationnelles liées à ces parcours.

Suivi des élèves

Accueil des apprentis et l’interface entre les apprentis et les acteurs pédagogiques et administratifs ;
Gestion des feuilles d’émargement (édition, collecte et archivage) et des justifications d’absence ;
Gestion des résultats scolaires (relevés de notes, collecte, saisie et diffusion) et collaboration avec la Direction des Formations par Apprentissage (DFA) à ce sujet (pour les jurys des études notamment) ;
Classement et archivage des documents de gestion de la scolarité (feuilles de notes, feuilles d’émargement, sujets d’examen, etc.) ;
L’édition du supplément au diplôme.

Organisation des enseignements

Si le contenu des modules est assuré par le responsable pédagogique de la formation, vous assurez les aspects pratiques de l'organisation :

Saisie des emplois du temps des enseignements de la 2e et 3e année de la formation et réservation des salles ;
Participation à l’organisation de soutenances en lien avec la DFA ;
Collaboration étroite avec l'assistante administrative de la formation initiale généraliste pour assurer la coordination avec les étudiants de cette formation, en particulier en cas d'exercices pédagogiques communs.

Suivi des chargés de cours

Gestion des dossiers administratifs des chargés de cours (création de leur dossier de vacation, suivi administratif de leur dossier jusqu'à leur rémunération), organisation de leur venue et de l’accueil, attestation des services faits, collecte des frais de déplacement, des devis et factures ;
Gestion des supports de cours et sujets d’examen (recueil, diffusion et archivage), et surveillance des examens ;
Mise à disposition des équipements techniques dans les salles d'enseignement.

Gestion financière

Assistance du responsable de département et du responsable pédagogique pour les aspects budgétaires : en particulier la gestion des déplacements, des frais de cantine et les commandes.
Vous participez si besoin à d’autres opérations ponctuelles dans le cadre des formations du département (par exemple : organisation du conseil de département et de diverses réunions pédagogiques).

Compétences, connaissances et expériences requises :

Maîtrise des outils informatiques et bureautique classiques (Word, Excel, Messagerie, …) et montée en compétence attendue sur les outils internes de l’école (Sharepoint, Side, Cybernote…)
Bonne compréhension des méthodes et outils de gestion de budget
Capacité d’adaptation au changement
Aisance relationnelle et esprit d’équipe
Rigueur et sens de l’organisation
Autonomie, dynamisme, implication et prise d'initiative sont également attendus
Une bonne connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur (filières, durées, spécialités…) sera appréciée dans la candidature

Compétences, connaissances et expériences appréciées :

Expérience sur des postes d’assistance et de contact avec des élèves
Connaissance du cycle d’apprentissage de l’IMT Mines Alès.

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

Diplôme BAC + 2 ou équivalent

De par les fortes interactions requises avec différents services de l'école (DFA, CERIS, Services financiers…), le personnel enseignant, les étudiants et les intervenants extérieurs, vous avez des qualités humaines et relationnelles qui viendront s'ajouter aux exigences du poste en termes de maîtrise technique.

CDD de droit public - Emploi ouvert aux fonctionnaires & contractuels

Le poste est ouvert à toutes et tous avec sur demande des aménagements pour les candidats et candidates en situation de handicap.

Date limite de candidatures : 17/05/2024

Date pressentie indicative du jury : 2ème quinzaine de mai 2024

Date de prise de fonction souhaitée : 01/07/2024
Les contacts :

Sur le contenu du poste :

Yan MORET, Responsable de la filière INFRES yan.moret@mines-ales.fr
Sylvie RANWEZ, Responsable du département 2IA sylvie.ranwez@mines-ales.fr

Sur les aspects administratifs :

Géraldine BRUNEL, Cheffe du service des relations humaines geraldine.brunel@mines-ales.fr