Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.

Mission :
L'assistant ou l'assistante en gestion administrative assiste des directeurs adjoints de l'institut CNRS Terre & Univers dans leur organisation quotidienne. Elle/il agit sous la responsabilité et en appui à la responsable du pôle administratif.
Activité :
- Gérer les agendas et les déplacements : Organiser et planifier les réunions internes et externes ; veiller à la bonne exécution des missions des directeurs adjoints.
- Préparer et organiser les réunions : Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires; rédiger des comptes rendus de réunions et assurer la logistique des réunions (réservation de salle, traiteur,...)
- Participer à l'aide à la décision : Concevoir et mettre en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord) et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention

- Tâches administratives et projets transverses :

- Rédiger des courriers et documents administratifs
- Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace
- Assurer la circulation de l'information (écrites et orales) avec les pôles fonctionnels de l'insttut
- Participer à l'organisation et à la préparation logistique des évènements et séminaires de la direction
- Organiser et suivre les espaces de travail collaboratifs

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Contexte :
Au sein du CNRS, CNRS Terre & Univers a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches d'ampleur nationale et internationale en astronomie, science de la terre, de l'océan et de l'espace qui sont menées au sein du CNRS et des établissements publics relevant du Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Structuré autour des observatoires des sciences de l'Univers et engagé dans des programmes nationaux et internationaux, CNRS-Terre & Univers ouvre des pistes pour répondre aux grands défis scientifiques actuels de l'Univers et de la Terre. Les enjeux de ses recherches concernent notre vie sur la Planète (effets du changement climatique, solutions pour un développement durable, évaluation des énergies renouvelables, anticipation des risques naturels) mais aussi la formation et l'évolution de l'Univers.

L'INSU supervise plus de 100 structures de recherche et de service situées au sein d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche, fonctionnant en réseaux et regroupant plus de 900 chercheurs, 1 500 enseignants-chercheurs et plus de 3 000 IT et Biatss. CNRS-Terre & Univers assure également l'animation des réseaux via des structures fédératives de recherche et des observatoires des sciences de l'univers. Il participe, en outre, au pilotage de structures internationales.

Le pôle administratif est rattaché à la direction administrative de l'Institut.
L'assistant ou l'assistante en gestion administrative exerce ses missions sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif, au sein d'un pôle composé de 4 agents.

Il ou elle effectue ses missions au bénéfice de l'ensemble de l'équipe de direction et en étroite coopération avec les autres pôles de l'Institut et les autres directions et services internes au CNRS.

Le poste de travail est situé au siège du CNRS : 3, rue Michel-Ange 75016 Paris

Competence :
Savoirs
- Connaissance approfondie des techniques d'assistanat de direction (traitement et rédaction de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda)

Savoir-faire
- Rédiger des courriers et documents administratifs
- Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
- Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
- Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint
- Anglais : niveau B1 selon le CECRL

Savoir-être :
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Gestion des priorités
- Respect des règles de discrétion et de confidentialité
- Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
- Capacité à anticiper et prendre des initiatives

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