Description synthétique du poste

Assister la sous-directrice et les rédacteurs dans l'organisation quotidienne de leur activité.

Activité principale

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ;
Gérer les courriels de la boîte générique ;
Organisation de grands événements au Centre de conférences ministériel ;
Organiser une grande quantité de visioconférences et d'audioconférences ;
Gérer l'agenda et les missions de la sous-directrice ;
Organiser des réunions ;
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
Assurer la logistique évènementielle (buffets, réunions internationales), éventuellement en lien avec l'Hôtel du Ministre ;
Gérer l'organisation des réunions d'équipe ;
Gérer les missions et voyages du sous-directeur et des rédacteurs (Notilus) ;
Gérer les archives sur support papier (chrono des notes au départ, dossiers administratifs des agents...) ;
Contribuer au circuit de validation des notes et courriers ;
Effectuer des tâches de secrétariat diverses (demande de fournitures, trouver des solutions à des problèmes divers) ;
Appui budgétaire sur les besoins du service;
Effectuer des tâches administratives diverses ;

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi :
- agent titulaire de la fonction publique de catégorie C
- rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste

Autres voies de recrutement :
- agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat
- agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 € à 37 380 € annuels bruts.

Durée d'affectation attendue

Détachement sur emploi : détachement d’1 an puis renouvellement de 2 ans, puis dernière année
Par contrat : détachement sur contrat ou contrat à durée déterminée jusqu'au 31 août 2027, renouvelable

Compétences attendues

• Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
• Gestion de l'information - Pratique
• Ministère et ses réseaux - Maîtrise
• Techniques de communication - Débutant
• Techniques de rédaction - Pratique

• Accueillir une personne, du public - Maîtrise
• Assister - Expert
• Maîtriser les délais - Maîtrise
• Mettre en forme un document - Expert
• Rechercher des données, des informations - Maîtrise
• Rendre compte - Maîtrise
• Travailler en réseau - Maîtrise

• Aptitude à l'écoute - Maîtrise
• Etre autonome - Maîtrise
• Etre rigoureux - Expert
• Faculté d'adaptation - Expert
• Faire preuve de discrétion - Expert
• Faire preuve de disponibilité - Maîtrise
• Réactivité - Maîtrise
• Sens de l'organisation - Expert

• Bureautique - Maîtrise

Service de rattachement : DGP - Direction des affaires stratégiques, sécurité et désarmement - Sous-direction contrôle des armements et de l'OSCE

Poste de travail : 0001008281