Au sein de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et
institutionnelles (20 agents) et sous l’autorité de la responsable des instances,
le/la gestionnaire assure le secrétariat et la gestion des instances de l'Université
(conseils centraux, instances du dialogue social et comités, etc). Il/Elle veille à
l’organisation de la logistique des séances en lien avec les services concernés
ainsi que les réunions préparatoires.

Missions principales :

- Centraliser, archiver, sécuriser et diffuser les documents de ces instances.

- Suivre et anticiper les échéances au regard du calendrier universitaire et des retro-plannings prévisionnels ;

- Participer aux réunions préparatoires ainsi qu’aux séances, veiller à leur bon déroulement et en assurer l'organisation matérielle en présentiel ou en distanciel ;

- Réserver les salles ou programmer les visioconférences pour les réunions ;

- Identifier et rassembler les documents préparatoires des séances ;

- Rédiger les ordres du jour et convocations et en assurer la diffusion ;

- Préparer, mettre en forme et diffuser les documents afférents aux séances aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt de documents, gestion électronique de documents) et s’assurer de leur actualisation ;

- Etre garant de la bonne gestion de la séance en mode présentiel ou distanciel (accueil des participants, recensement des présences, prise de notes, relevé des votes, etc) ;

- Rédiger et/ou veiller à la rédaction des procès-verbaux, des comptes- rendus, délibérations et autres documents de suivi et en assurer la  diffusion;

- Veiller à anticiper les fins de mandat en lien avec les personnes en charge des élections et mettre à jour la composition des membres et invités aux instances et conseils ;

- Archiver les documents des réunions ;

- Contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI, notamment par la sécurisation des procédures ;

- Mettre à jour des pages intranet de la DGD-AJI.

Le poste implique des déplacements, principalement à Marne-la-Vallée, lors des séances organisées en présentiel.

Le poste implique des déplacements lors des séances organisées en
présentiel.