Sous l'autorité de la cheffe du service des assemblées et en relation avec l'équipe, l'assistant(e) de vice-présidents veille à la bonne réalisation matérielle des missions incombant aux vice-présidents qu'elle assiste.

Accueil physique et téléphonique
* assurer l'accueil physique et téléphonique
* assurer les relations avec les services internes et externes
* gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires

Assistance administrative
* assurer la tenue de l'agenda du vice-président
* organiser les déplacements du vice-président
* traiter le courrier
* centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes
* rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.)
* assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.)
* classer et archiver les dossiers

Assistance logistique
* planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents
* assurer la gestion des fournitures du secrétariat
* veiller à la maintenance du matériel commun

Missions spécifiques
* Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus
* Mettre à jour les données pour les envois divers (v½ux, invitations, etc.)
* Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques
* Lorsque la signature de l'élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l'Assemblée
* Envoyer des courriers d'information suite aux décisions prises par la commission permanente
* Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.)
* Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d'intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers ...)
* Gérer les frais de déplacement de l'élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines
* Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l'élu, réservation du transport, de l'hébergement, transmission au chef de service)
* Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs
* Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur.
* Porter à la connaissance du service des assemblées toute information relative à la participation des élus au sein d'organismes extérieurs,
* Participer aux réunions de la Direction des Affaires Juridiques.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif , Rédacteur

Contraintes du poste :
* Disponibilité notamment lors des réunions de l'Assemblée départementale

Compétences requises :

Connaissances :
* connaissance de l'organisation de l'administration départementale et du fonctionnement de l'Assemblée départementale
* connaissance du domaine d'activité du service
* maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
* maîtrise de l'outil informatique

Aptitudes professionnelles :
* capacité à hiérarchiser les urgences
* aptitude à l'organisation et à la coordination
* communication écrite et orale

Comportements professionnels/motivations :
* réactivité
* discrétion
* rigueur et méthode
* excellent relationnel
* loyauté

Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.