Le centre de recherche Inria Saclay – Île-de- France, créé en 2008, accueille 450 scientifiques et 100 membres des services d’appui à la recherche. Les scientifiques sont organisés en 40 équipes de recherche dont 26 sont communes avec des partenaires du plateau de Saclay.

Le centre Inria Saclay - Île-de-France est un acteur essentiel de la recherche en sciences du numérique sur le plateau de Saclay. Il porte les valeurs et les projets qui font l’originalité d’Inria dans le paysage de la recherche : l’excellence scientifique, le transfert technologique, les partenariats pluridisciplinaires avec des établissements aux compétences complémentaires aux nôtres, afin de maximiser l’impact scientifique, économique et sociétal d’Inria.

Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistante de service exerce ses missions au sein du pôle des assistantes de service du centre Inria de Saclay sous l'autorité hiérarchique de la direction générale du centre Inria de Saclay.

Mission confiée

L’assistant-e de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il/elle contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il/elle facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Principales activités :

Organiser les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).
Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données.
Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

Organisation et gestion administrative au sein de d'autres services :

Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …
Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.
Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,).
Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) des services.

Compétences :

Savoir-faire

- Maîtriser les techniques de secrétariat.

- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie) ainsi que les outils spécifiques à l’institut.

- Disposer d’un anglais de niveau "utilisateur élémentaire" (A2) à "utilisateur indépendant" (B1) (source : Cadre européen commun de référence pour les langues).

- S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service.

- Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets.

- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.

- Mettre en œuvre les techniques de reporting.

- Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord.

- Mettre en œuvre les techniques budgétaires.

- Appliquer les procédures administratives.

- Constituer un fond documentaire et un réseau d’interlocuteurs.

Savoir-être

- Être disponible et à l’écoute.

-  Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …).

- Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités).

- Travailler en équipe.

- Être rigoureux(se).

- Respecter la confidentialité.

- Faire preuve de créativité et être force de proposition.

Avantages

Restauration subventionnée
Transports publics remboursés partiellement
Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
Accès à la formation professionnelle
Sécurité sociale