estion administrative :

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service,

• Suivre et gérer les processus administratifs (inventaire, création et mise à jour fiche fournisseur,..),

• Répondre aux demandes des fournisseurs,

• Suivre et émettre les bons de commande sur GEF,

• Enregistrer les engagements dans le fichier de suivi des bons de commande,

• Transmettre les commandes aux fournisseurs,

• Gérer les factures sur CHORUS PRO,

• Liquider les factures sur GEF après vérification avec les bons de commande,

• Préparation du parapheur des factures et des commandes pour signature,

• Photocopie, scan et classement des factures, des bons de commande, PV, devis,

• Archivage factures

Gestion du secrétariat :

• Gestion des mails de la boîte Services Numériques

• Gestion des agendas et programmation des rendez-vous de l'ensemble des réunions communes et périodiques du service avec réservation de salle, logistique

• Frappe et mise en forme des courriers et comptes rendus, réunions, organisation des déplacements…)

• Gestion des courriers entrants (traitement, archivage et distribution) et sortants

• Accueil téléphonique (hors centre de services) : réception des appels pour les Services Numériques avec réacheminement vers l'interlocuteur concerné et accueil des visiteurs

• Gestion de l’envoi des notes de services (arrêt des applications, mise à jour…)

• Gestion des présences avec l'outil GESTOR (congés, absences, plannings, anomalies et grève)

• Gestion des fournitures de bureau (commandes, réception et suivi)

• Gestion des déplacements pour les agents des services numériques (réservation de billet, de voiture, suivi des missions…)

• Suivi des astreintes

• Gestion des stages (enregistrement et suivi)

• Gestion des demandes de télétravail (enregistrement et suivi)

• Gestion des doubles de clés

• Mise à jour des annuaires du service

• Gestion et suivi des ordres de missions et frais associés