Le CROUS de Reims (218 ETPT) est un établissement public à caractère administratif chargé principalement de l'aide sociale, de l'accueil des étudiants internationaux, du logement pour étudiants, de la restauration universitaire et de la vie culturelle étudiante. Il est animé, dans le cadre d'un réseau national, par le Centre national des œuvres universitaires et scolaires (CNOUS).

Le CROUS de Reims s’adresse aux 43 000 étudiants inscrits dans un établissement ou une formation de l’enseignement supérieur de l’académie de Reims. Il intervient dans les départements des Ardennes, de l’Aube et de la Marne et de la Haute-Marne au sein des villes universitaires avec des antennes à Troyes, Châlons-en-Champagne et Charleville-Mézières.

Le CROUS de Reims gère 21 sites de restauration aussi bien en sites propres que dans les locaux des établissements d’enseignement (12 restaurants et 9 cafétérias) 12 résidences et 4 cités universitaires, qui totalisent 2 485 logements, soit 2 607 lits. L’ensemble qui représente plus de 60 000 m2 de surface.

Le Crous de Reims gère également le dossier social étudiant plus de 14 400 étudiants boursiers sur critères sociaux.

Collaboratrice du Directeur général et de la Directrice adjointe.

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur général, le (la) titulaire du poste assure les missions principales suivantes :

Assister les cadres dirigeants dans l’organisation quotidienne de leur travail, préparation de tous dossiers de travail : complétude documentaire, recherche de sources et de ressources, mise en forme documentaire

Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions en particulier les réunions liées au Conseil d’Administration ainsi que tous les actes, procédures et suivis afférents. Rédaction du procès-verbal sur la base d’un enregistrement audio et des notes prises en séance

Elaborer le calendrier de la direction, arbitrage et pilotage des événements en vue de maintenir la fluidité et de l’équilibre des temps de représentation et de conception des cadres de direction

Assurer l’accueil et le filtrage physique, numérique et téléphonique

Gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle de la direction, suivi et supervision des flux numériques (réorientation, archivage, suite à donner)

Assurer l’interface avec l’interne et l’externe notamment en direction des instances académiques et nationales

Organisation et suivi du calendrier des astreintes des cadres et agents techniques

Traitement des dossiers de délégation de signature des cadres pour l’ensemble des structures

Suivi du courrier spécifique de la direction et selon les cas élaboration de réponses

Suivi des affaires réservées et coordination interservices pour la résolution des dossiers, veille actualité sur l’environnement institutionnel

Archivage physique et numérique

Gestion du stock de fournitures informatiques (commande et et gestion)

Administration du logiciel e-parapheur

Pilotage du parc véhicule des services centraux et lien avec le prestataire en charge de la maintenance

Service en présentiel intégral-télétravail impossible

En cas d’urgence ou de nécessité de service disponibilité au-delà de l’amplitude ordinaire de travail

Connaissances :

-          Système éducatif et enseignement supérieur et ses enjeux et notamment réseau des œuvres universitaires

-          Techniques de documentation

-          Culture internet

-          Environnement professionnel : organigrammes, compétences, relais

-          Environnement socio-économique

-          Techniques de communication

-          Processus d’archivage physique, et numérique

-          Modes de fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles :

-          Apporter une réponse personnalisée

-          Réaliser des synthèses

-          Rédiger et mettre en forme les documents

-          Évaluer et hiérarchiser des besoins

-          Structurer son travail

-          Savoir planifier et respecter les délais

-          Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité

-          Savoir gérer les aléas

Compétences comportementales :

-          Sens de l’initiative

-          Capacité d’adaptation

-          Sens de l’organisation

-          Réactivité

-          Sens relationnel

-          Sens de la confidentialité

Niveau BTS en secrétariat ou équivalent

ou expérience professionnelle réussie sur postes équivalents