La DDETS assure l’application effective des conditions légales et conventionnelles relatives aux conditions de travail et de l’emploi par de l’information, du contrôle ainsi que de l’appui à la qualité du dialogue social.

La DDETS assure le déploiement des politiques publiques d’insertion sociale, d’intégration, de développement de l’emploi, d’accès et d’effectivité des droits, de l’accès et du maintien dans le logement, du travail ainsi que la territorialisation des stratégies transversales prioritaires dans les domaines de la cohésion sociale, du travail et de l’emploi (stratégie de prévention et de lutte contre la pauvreté, plan Logement d’abord, politique d’asile et d’intégration des étrangers primo-arrivants dont la stratégie nationale d’accueil et d’intégration des réfugiés etc.), en articulation avec le niveau régional. Pour ce faire, la DDETS assure notamment une prise en charge spécifique et adaptée des personnes vulnérables.

La DDETS participe à faire converger offre et demande d’emploi, en cohérence avec les besoins du territoire et des publics.

Missions du service:

− Encadrement, animation des équipes de la DDETS
− Mise en œuvre des politiques publiques

• Composition et effectifs du service : 4A, 1B, 3C

• Liaisons hiérarchiques : Directeur, Directeurs adjoints, Chef Cabinet

Activités principales :

1. Assiste la direction (directeur et adjoints) dans l’organisation quotidienne du travail
– Assure la gestion et la coordination des agendas de la direction : planifie, organise les réunions : mailing, convocations diffusion, réservation des salles, préparation des fonds de dossier – calendrier.
– Assure les arrivées et départs du courrier : enregistrement du courrier entrant pour lequel il faut garder une traçabilité; vérification de la conformité des courriers sortant (respect de la charte graphique); prise en charge des circuits de signature.
– Rédige et met en forme des courriers et documents à la demande de la direction.
– Assure l’accueil téléphonique et physique de la direction.
– Assure le classement et l’archivage de documents

2. Assiste le cadre de référence du secrétariat général commun (SGC) dans l’organisation quotidienne du travail
– Prépare les convocations, l’ordre du jour et les documents qui s’y rapportent pour les instances formelles de dialogue social.
– Etablit le PV des instances de dialogue social
– Assiste le cadre de référence dans ses missions de gestion des ressources humaines : met en forme des supports écrits, assure l’accueil téléphonique et physique, gère les courriers
– Centralise les commandes de fourniture de la DDETS et veille à leur distribution dans les différents pôles et services.
– Assure l’accueil téléphonique et physique du cadre de proximité.
– Assure le classement et l’archivage de documents

3. Contribue à la circulation de l’information au sein de la DDETS
– Elabore des comptes-rendus de réunion notamment ceux du comité de direction
– Effectue des recherches documentaires
– Tient à jour l’organigramme et contribue à l’actualisation du site internet
– Gère la boîte fonctionnelle de la DDETS et la boîte usagers : relevé quotidien, ventilation auprès des pôles, suivi des réponses.

4. Assure les missions de gestionnaire budgétaire pour les BOP 177
– Vise les demandes de subvention dans Chorus formulaire
– Vise les demandes de paiement et transmet dans Chorus formulaire au CGF

Activités annexes :

Partenaires institutionnels : DREETS, préfecture, sous préfectures, conseil départemental, conseil régional , intercommunalités, communes, autres administrations et partenaires associatifs.

Spécificités du poste / Contraintes :

- souplesse dans les horaires

- discrétion professionnelle

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)



Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné (A)
- Techniques administratives et bureautiques (M)
- Systèmes de classement et d’archivage (M)
- Cadre législatif et réglementaire (A)
- Politiques et dispositifs sociaux (N)

Savoir-être :
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage ***
- Prendre des notes ***
- Utiliser les techniques de lecture rapide**
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-
Savoir-faire :
- Être rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative ***
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue ***
- Travailler en équipe **
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation **

Assistante de direction :

Agent-e contractuel-le
- Filière : Assistante
- Métier : Assistant-e de direction
- Catégorie : B
- Expérience minimum attendue : moins de 5 ans (Indice majoré : 368)
- Expérience maximum attendue : plus de 5 ans (Indice majoré : 423)

Agent-e titulaire
- Catégorie : B
- Métier : Secrétaire administratif de classe normale
- NBI : 15 points (SD001 - NBI SD_Agent responsable du secrétariat de direction)

Personne à qui adresser les candidatures (mail) :
- Vincent LEPREVOST - directeur - vincent.leprevost@seine-maritime.gouv.fr
- Service RH du SGCD - sgc-inscription-mobilite@seine-maritime.gouv.fr

Personnes à contacter (mail) :
Sandrine CHAPLAIN - directrice-adjointe - sandrine.chaplain@seine-maritime.gouv.fr
Eric HUBERT - Chef de cabinet - eric.hubert@seine-maritime.gouv.fr