Faisant preuve d‘une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles, l’assistant de communication participe essentiellement à la bonne gestion des activités courantes du service. Il apporte également son appui sur différents projets de communication en lien avec les chargées de communication et sous le pilotage du Directeur et de son adjointe.
Il rejoint une équipe composée, de 4 autres chargées de communication, un chargé de communication/webmaster, un chef de projet communication Maladies Rares, un photographe-responsable social-média, un vidéaste, de deux apprentis, une responsable médiathèque – chargée culturelle, 3 assistants médiathécaires et de deux animateurs.
Les missions confiées au titulaire du poste sont :
1. Gestion administrative :
o  Accueil physique et téléphonique : réception, traitement et orientation des demandes
o  Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
o  Prise de rendez-vous et tenue de l’agenda du Directeur de la Communication;
o  Planification des réunions internes et externes
o  Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions
o  Reproduction des documents,
o  Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site
o  Gérer les demandes de produits dérivés et les relations avec les différents prestataires externes : gérer les  commandes, le stock et les livraisons de produits dérivés ;
o  Commande de fournitures et gestion des stocks (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance…)
o  Suivi du budget dépenses com

2. Communication événementielle :
O Appui à l’organisation d’événements institutionnels et grands publics (Marche Calipsso, inaugurations, journées thématiques, conférences etc..) sous la supervision du Directeur de la communication et de son adjointe.
o Aide logistique
o Suivi des autorisations tournages

3. Gestion des supports de communication :
o Diffusion des supports de communication : mail généraux, affichage, distribution…
o Publication sur l’intranet, en collaboration avec la chargée de communication
o Réalisation des cartes de visite

La liste des missions est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service.

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Sens de la communication et de l'accueil
• Discrétion / confidentialité
• Bon sens relationnel et capacité à travailler en équipe
• Solides compétences d'organisation et de gestion de projets
• Grande polyvalence

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) ;
• Solides compétences rédactionnelles et excellente orthographe ;
• Excellente expression orale
• La connaissance de l'environnement de la santé et du fonctionnement des établissements publics est un plus.

QUALITES PROFESSIONNELLES :
- Qualités relationnelles, diplomatie
- Capacité d'adaptation, réactivité, disponibilité
- Méthode, rigueur, sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe
- Prise d'initiatives
- Curiosité
- Capacité d'adaptation


PRE-REQUIS

Bac +2 minimum
Début : dès que possible / au plus tard fin juin 2024
Première expérience (incluant apprentissage) à un poste similaire.
Permis B