Le bureau des cabinets est une structure de l’administration centrale rattachée directement aux ministres. Il est chargé de la gestion des moyens humains, financiers, informatiques et logistiques des cabinets des ministres et des équipes qui travaillent à son service. Il appuie et assure le fonctionnement des cabinets dans toutes ses dimensions.

Il est composé de près de 90 agents, répartis au sein de 4 secteurs placés sous la responsabilité de cadres : modernisation et systèmes d’information, missions d’appui, correspondance et publications et moyens de fonctionnement.

L’assistant(e) est placée sous l’autorité fonctionnelle du Conseiller Technique ainsi que sous l’autorité hiérarchique de la chefferie du Bureau du Cabinet

Au sein d’une équipe de 3 assistantes, la/le titulaire du poste aura comme objectif d’assister le Conseiller Technique dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.

Sous l’autorité fonctionnelle du Conseiller Technique, l’assistant(e) doit :

 -     Gérer l’agenda et assurer les prises de rendez-vous

-     Réceptionner et filtrer ses communications

-     Prendre en charge l’ensemble des aspects logistiques dans l’organisation de rendez-vous ou de réunions (notamment commande, suivi et préparation des dossiers)

 -     Organiser et coordonner la transmission d’informations (correspondance courante, affaires spécifiques) à caractère confidentiel sur son secteur d’activité

-     Rédiger, présenter des notes et des documents généralement à caractère confidentiel et en assurer la gestion, le traitement et le suivi

-     Assister à des réunions afin de rédiger le compte-rendu avant diffusion si besoin

 -     Suivre en temps réel et gérer, dans l’applicatif, les projets de réponse aux courriers, des textes, des questions écrites et prendre en charge de la procédure de visas des projets de réponse du Conseiller Technique et répartir dans les autres services les courriers

 -     Mettre en place et installer les visio-conférences du Conseiller Technique

En raison de la proximité avec le Ministre et son cabinet, la/le titulaire du poste doit être impérativement habilité par le service du haut fonctionnaire de la défense (SHFDS) préalablement à sa prise de fonction, sous risque de compromission, conformément à l’article R.2311-7 du code de la défense. Aussi en accord avec cette même réglementation, toute personne occupant ou visant un poste pour lequel le besoin d’habilitation est avéré et qui refuserait de se soumettre à la procédure d’habilitation est définitivement écartée du poste.

Les assistantes participent au dispositif d’astreintes le week-end, par roulement.

Champ relationnel : l’ensemble du cabinet du ministre, le bureau du cabinet, les directions d’administration centrale, les services déconcentrés de l’Etat, les autres ministères, les organisations professionnelles agricoles, les acteurs et entreprises des filières agricoles, les chambres consulaires et le corps diplomatique.

Bureautique et outils collaboratifs : techniques de secrétariat bureautique et utilisation du pack office ainsi que de l’applicatif Découverte et les outils de visio-conférence

Environnement administratif, institutionnel et politique

Gestion de l’information

Techniques d'accueil

Techniques de rédaction

Mettre en forme un document

Archiver

Diffuser une information, une publication

Organiser une réunion

Prioriser

Travailler en équipe

Très grande discrétion et confidentialité absolue

Sens de l’organisation

Réactivité

Aisance relationnelle

Avoir l'esprit d'équipe

Capacité à communiquer

Faculté d'adaptation

Sens du service public