Rattaché(e) à la directrice générale adjointe en charge des affaires générales, vous gérez et coordonnez l’organisation de l’agenda, ainsi que la gestion administrative dans un souci d’efficacité et de réactivité sur des situations sensibles.

Véritable allié du quotidien, vous veillez à la fluidité des sollicitations, et à l’anticipation des aspects administratifs et logistiques des missions de la direction. Vous intervenez en bonne coordination avec les assistantes de la direction générale et assurez une interface avec vos interlocuteurs des entités du pôle et des autres entités métier de l’agence, ainsi que de ses partenaires.

Vous intervenez également en soutien de la directrice des affaires juridiques.

Activité principale : Direction générale, Directrice générale adjointe pôle affaires générales (DGAG)

·         Organisation de l’agenda de la Directrice : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, constituer les dossiers et s’assurer de l’ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés,

·         Gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence,

·         Préparer des courriers, des messages et des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes,

·         Organiser et assurer le classement des dossiers et fichiers de la Direction,

·         Assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte de l’agenda de la Directrice,

·         Gestion de ses déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais)

·         Assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts.

Activités transverses : Direction des affaires juridiques (DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS) 

·         Organisation des agendas, des réunions et de la logistique (réservation de salle, convocations, …),

·         Gestion du courrier et des parapheurs (réception, enregistrement, …),

Transmission/traitement des appels téléphoniques,
·         Gestion des déplacements (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais).

Formation et expérience requises :

-       Bac minimum

-       Bac + 3 en gestion administratif, assistanat de manager souhaité

-       Une expérience confirmée d’assistanat de Direction générale serait appréciée, un plus si effectuée dans le secteur public.

Compétences :

-       Maîtrise indispensable de l’organisation et de la gestion d’agendas complexes

-       Capacité d’organisation et de réactivité

-       Sens de l’anticipation, esprit d’initiative et réelle autonomie

-       Diplomatie, rigueur et discrétion

-       Capacités relationnelles et rédactionnelles avérées

-       Maîtrise des outils de bureautique