Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice : Laboratoire PRISME, Université d’Orléans

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de janvier 2026

Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux titulaires et aux contractuels, temps plein

Mission

Affecté(e) au sein du laboratoire PRISME, votre mission consiste à assurer les fonctions polyvalentes d’assistance de la direction et d’assistance logistique du laboratoire. Vous réalisez les actes administratifs du laboratoire dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

Placé(e) sous la responsabilité du directeur du laboratoire, votre rôle consiste à :

- Assurer la fonction d’assistance de direction de l’UR PRISME et coordonner la répartition du travail avec l’autre secrétaire du laboratoire ;

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure ;

- Participer à la rédaction des documents ;

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du laboratoire et alimenter les tableaux de bord ;

- Répondre aux demandes d’informations des autres services, l’extérieur et diffuser de l’information en interne et en externe ;

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances ;

- Etablir les demandes de bon de commande et en assurer leurs suivis (réception et

redistribution). Donner les accords sur factures ;

- Recueillir et transmettre les pièces justificatives aux gestionnaires des services financiers ;

- Assurer la gestion et le suivi des missions des membres du laboratoire et des invités (suivre l’établissement des Ordres de Mission, instruire les demandes manuelles, réserver les titres de transport et d’hébergement, instruire les demandes de remboursement) ;

- Instruire les dossiers de demande ZRR (Zone à Régime Restrictif) en vérifiant la régularité administrative (regroupement des pièces, vérification des demandes ZRR, transmission du dossier au référent ZRR de l’Université) ;

- Suivre et mettre à jour des listes des demandes d’accès ZRR ;

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité régulière du laboratoire et lors des manifestations organisées par les membres du laboratoire (jurys, comités, conférences, réunions, séminaires, colloques, etc…) ;

- Instruire les dossiers administratifs pour le recrutement des nouveaux membres du laboratoire (EC, IATSS, et stagiaires) ;

- Organiser les soutenances de thèses ;

- Organiser le séminaire annuel du laboratoire ;

- Participer aux réunions des conseils de laboratoire et conseils scientifiques.

Formation et expérience professionnelle

Formation en gestion administrative ou assistanat de direction ;

Expérience sur des fonctions similaires est un plus

Compétences et qualités requises

Maitrise des outils bureautiques et outils informatiques

Être organisé et rigoureux

Être réactif et savoir gérer les priorités

S'adapter aux changements et aux situations d'urgence

Avoir le sens du contact et des relations humaines

Contact :

M. RAMDANI – Directeur du laboratoire PRISME: directeur.prisme@univ-orleans.fr

Ne pas postuler via cette adresse email

Lien pour postuler :

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 23/11/2025

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI :

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique

Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

-57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste 

Et des avantages …
- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap