Groupe RIFSEEP : 1
 
Vos activités principales :

Le pôle secrétariat, intégré au bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfète, Secrétaire Général, Directrice de cabinet et, sous réserve, stagiaire INSP).

Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité de la cheffe de bureau du cabinet.

Les trois secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral :
• l'accueil physique et téléphonique,
• l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…),
• la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda de la Préfète),
• la gestion des déplacements (réservations trains et hôtels),
• le filtrage des interlocuteurs,
• la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end),
• la commande des fournitures,
• la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières,
• la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
• la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés),
• le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),
• un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles).
L'agent exerce ses missions conformément aux engagements du référentiel qualité


Votre environnement professionnel :

Activités du service:
Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département.
 
Les moyens du corps préfectoral (secrétariat, garage et intendance des résidences) lui sont rattachés.
Le bureau du cabinet a également la charge de la coordination de la sécurité de la préfecture.


Composition et effectifs du service
- une cheffe de bureau (A) et une adjointe (B)
- un agent rédacteur-chargé des cérémonies (C)
- le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C)
- l'intendance (5 C)
- 2 chauffeurs (C)
- 1 concierge-veilleur de nuit (C)
 
Liaisons hiérarchiques
 Cheffe du bureau du cabinet, Directrice de cabinet
 
Liaisons fonctionnelles
Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral
Relations fonctionnelles avec l'ensemble des chefs de service de l'État dans le département
Relations ponctuelles avec des élus et des personnalités du département

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Le pôle secrétariat doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser le corps préfectoral des contraintes logistiques et des sollicitations multiples afin de lui permettre d’assurer son activité au quotidien.
Discrétion, aisance relationnelle
Disponibilité : l'organisation en pôle repose sur une amplitude horaire totale de 8h00 à 19h00, pour laquelle une présence est assurée de manière continue, en trois plages horaires différentes à répartir au sein des agents du pôle. Les plages sont adaptées en cas d'absence au sein du pôle (congés ou arrêts maladie)

Connaissances techniques:
Connaitre l'environnement professionnel, niveau pratique requis
Avoir des compétences en informatiques et bureautiques, niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables, niveau pratiques à acquérir
Savoir faire:
Savoir s’organiser, niveau maîtrise requis
Savoir rédiger, niveau maîtrise requis
Savoir travailler n équipe, niveau maîtrise requis
Savoir être:
Avoir le sens des relations humaines, niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter, niveau maîtrise requis
Savoir communiquer, niveau maîtrise requis
Vos perspectives : Evolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d’autres services de l’État.

Durée sur le poste : 3 à 5 ans
Groupe RIFSEEP : 1
Service d'affectation: Préfecture de la Savoie
Bureau du cabinet
Qui contacter:

- Charline FABREGUES, cheffe du bureau du cabinet, 04 79 75 50 20, charline.fabregues@savoie.gouv.fr
- Marie WENCKER, directrice de cabinet, 04 79 75 50 11, marie.wencker@savoie.gouv.fr

Liste des pièces pour candidater en cliquant sur Postuler :
CV, lettre de motivation et formulaire unique de demande de mobilité
Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Information logement social :
Les fonctionnaires titulaires dont les ressources permettent de prétendre à un logement social peuvent s'inscrire auprès du Service Logement de la DDETSPP pour demander un logement social réservé aux fonctionnaires à ddetspp-logement@savoie.gouv.fr
Au préalable, une demande de logement social doit être active et enregistrée dans notre département via la plateforme gouvernementale  https://www.demande-logement-social.gouv.fr/index
De plus, si votre conjoint est salarié du secteur privé, vous pouvez peut-être bénéficier d’un logement social via Action Logement  https://al-in.fr/#/deco

Informations complémentaires:
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ADM007A Assistant(e) de direction