Assurer le secrétariat de la directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie, de son adjoint.
Missions générales auprès des directeurs concernés :
-       Assistance dans l’ensemble de leurs missions ;
-       Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s ;
-       Gestion des réunions à l’initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle ;
-       Assurer le secrétariat des commissions spécifiques à la DAM (commission médicale d’établissement notamment) ;
-       Suivi des demandes d’intérim médical en lien avec les services de soins et les agences d’intérim ;
-       Gestion de la procédure de demande de cumuls d’activité des praticiens (vérification de la complétude des dossiers) ;
-       Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions ;
-       Mise à jour du tableau de suivi des projets (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d’actions, etc.) ;
-       Accueil des rendez-vous ;
-       Frappe et mise en forme de document ;
-       Saisie, mise en forme et actualisation de l’intranet ;
-       Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
-       Reproduction et diffusion de documents ;
-       Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses ;
-       Préparation des dossiers ;
-       Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d’interventions techniques et informatiques nécessaires à l’activité ;
Missions ponctuelles:
-       Intérim de l’assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale

Savoir-faire :
Connaissance de l'environnement hospitalier et de l'environnement institutionnel des établissements publics de santé.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes.
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
Utiliser les outils bureautiques / technologie d'information et de communication.

QUALITES REQUISES

Discrétion
Loyauté
Diplomatie
Rigueur, dynamisme, excellent relationnel, communication
Autonomie, organisation du travail
Disponibilité
Capacité à gérer les pics d'activité
Capacité d'adaptation

PRE-REQUIS
Formation Assistant(e) de direction

EXPERIENCE CONSEILLEE

Expérience sur un poste similaire particulièrement appréciée
Formation spécialisée dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction requis


PERSONNES À CONTACTER

Envoyer votre CV et lettre de motivation à :

Mme Clarisse BOQUET et M. Nathan JUDAIS
Fonction : Directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie et son adjoint.
Téléphone : Secrétariat de direction : 01 48 95 57 01
Courriel : clarisse.boquet@aphp.fr nathan.judais@aphp.fr