La Direction générale des ressources humaines (DGRH) des ministères de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, de la jeunesse et des sports élabore et met en œuvre les politiques de ressources humaines pour 1,2 millions de personnels. En tant que premier employeur de France notre stratégie RH est déterminante.

Nous sommes chargés du recrutement, de l’élaboration et de la gestion des carrières des personnels, de l’accompagnement, de la formation et de la conduite du dialogue social. Nous assurons le pilotage et l’animation des acteurs de proximité. Nous sommes garants de la politique en faveur de l’égalité, de la diversité et de l’inclusion professionnelles. La DGRH s’inscrit dans une démarche d’ouverture, de modernisation et d’innovation des politiques RH.

La direction générale des ressources humaines comprend, outre la mission de coordination des maîtrises d’ouvrage des systèmes d’information des ressources humaines et la direction de projet du pilotage des politiques « diversités et égalités professionnelles »  :

A. ― Le service des personnels enseignants de l’enseignement supérieur et de la recherche ;

B. ― Le service des personnels enseignants de l’enseignement scolaire ;

C. ― Le service des personnels ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé et des bibliothèques ;

D. ― La sous-direction du recrutement ;

F.  ― la sous-direction de la formation, des parcours professionnels et des affaires internationales

En votre qualité d’assistant(e) de direction, vous êtes placé(e) auprès de la directrice de cabinet et du directeur général.

 Vos fonctions sont les suivantes :

 1) Assister le directeur général dans l’organisation quotidienne du travail : 

- participer avec la directrice de cabinet à la gestion de l’agenda du directeur général, contrôler les échéances 

- assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions en présentiel ou en distanciel

- gérer le planning des chauffeurs

- assurer le suivi des parapheurs et documents présentés au directeur général

2)  Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur 

- assurer le lien avec les autres secrétariats de la direction générale, les secrétariats des Cabinets ministériels 

-  gérer les messageries fonctionnelles du secrétariat particulier (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses) 

3) Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier : enregistrer sur le logiciel, les courriers adressés au directeur général par les Cabinets, le bureau des Cabinets, les autres directions et les correspondants extérieurs. 

4) Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion ;

- élaborer des tableaux de suivi de l’activité

- assurer la gestion des plannings des congés de l’encadrement supérieur de la direction

5) Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels :

- organiser les déplacements du directeur général et des chargés de mission

- gérer les fournitures et les commandes

Au-delà des activités décrites ci-dessus, il vous est confié la rédaction de notes et courriers, l’étude et la gestion de certains dossiers

Vous travaillez en étroite relation avec les chefs de service, sous-directeurs et leurs assistants, les chargés de mission, les chefs de bureau de la direction générale, les membres des cabinets des ministres, les interlocuteurs des autres directions, ministères et des services du Premier Ministre.

Vous êtes à même de gérer les pics d’activité ainsi que les urgences.

Vous travaillez en brigade avec une autre assistante de direction, en horaires décalés, pour assurer une amplitude de 8h30 à 19h.

Connaissances :

Une bonne connaissance de base de l’environnement ministériel (services centraux et déconcentrés) est souhaitée.

Compétences :

Ce poste conviendrait à un agent ayant une expérience confirmée dans le métier d’assistant(e) et disposant d’un intérêt particulier pour les thématiques du secteur des RH

Savoir-faire

-       Bien maîtriser les techniques et outils bureautiques (word, excel, powerpoint)

-       Savoir apprécier, hiérarchiser et gérer les besoins et les urgences

-       Rédiger et mettre en forme les documents

-       Savoir planifier et respecter les délais

Savoir-être

-       Rigueur et grande discrétion

-       Sens des priorités

-       Méthode et sens de l’organisation

-       Réactivité, anticipation et adaptabilité

-       Goût pour les relations humaines, diplomatie

-       Sens du travail en équipe

Aucune candidature en ligne ne sera prise en compte. Merci d'adresser directement votre candidature au service recruteur:

Transmettre Cv et lettre de motivation en indiquant dans l’objet : « assistant(e) auprès du directeur général » :

Personne à qui adresser les candidatures (mail) :

- Audrey LECOEUR, directrice de cabinet

* audrey.lecoeur@education.gouv.fr

* recrutement-dgrh@education.gouv.fr

Personne (s) à contacter (mail et /ou téléphone) :

- Audrey LECOEUR, directrice de cabinet

* audrey.lecoeur@education.gouv.fr

Boîte mail générique de recrutement : recrutement-dgrh@education.gouv.fr