Organisation et gestion administrative :
-          Accueil physique et téléphonique, orientation et renseignements
-          Gestion du courrier entrant : réception, distribution et ouverture
-          Gestion des fournitures (contrôle du stock, recensement des besoins de l’ensemble de la direction, commande, réception et distribution)
-          Gestion de l’agenda de la directrice des soins et de la directrice des ressources humaines : prise et suivi des rendez-vous, préparation de réunions et déplacements…
-          Rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions à destination de l’encadrement paramédical
-          Rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions en lien avec la politique de stage du GHU
-          Suivi des listes de gardes paramédicales et suivi du paiement des heures supplémentaires des cadres de santé
-          Participation à la gestion des évènements de la direction

Suivi et soutien au recrutement (en lien avec le cadre chargé du recrutement)
-          Publication des offres d’emploi et suivi des candidatures sur TALENSOFT et INDEED.
-          Soutien à la prise de RDV et au suivi administratif du recrutement

Ressources humaines, attractivité, qualité de vie au travail :
Participer à la politique d’attractivité et de fidélisation des professionnels en lien avec la direction des soins :

-          Diffuser un questionnaire de satisfaction aux nouveaux recrutés dans les 3 à 6 mois et assurer un suivi des réponses recensées ;
-          Accompagner l’encadrement du site sur les réseaux sociaux en lien avec la communication et la chargée de la stratégie numérique du GHU : tenue et mise à jour de l’Intranet RH.
-          Organiser et coordonner les activités de l’espace détente la Rotonde : planification des cours de sport, mise à jour de la plate-forme d’inscription et réponses aux différents appels à projets.
-          Organiser et coordonner l’ensemble des actions relevant de la qualité et des conditions de vie au travail (organisation des journées de la nuit, organisation de la semaine du handicap, de la semaine QVCT etc.).
-          Participer à l’ensemble des entretiens disciplinaires (prise de note, rédaction des comptes-rendus…).

Participation à la continuité des moyens de remplacement
-          Mise à jour des tableaux de suivi des missions d’intérim et suppléance
-          Gestion des missions sur ArtemiHs (logiciel institutionnel)

Participation à la continuité de la gestion des stages
-          Suivi des demandes de stage paramédicaux
-          Réception et traitement des conventions de stage

Participation à la continuité du secrétariat de la Direction des ressources humaines (lors des congés)

Adjoint administratif : secrétaire médicale / AMA

- Disponibilité, adaptabilité et réactivité
- Esprit d'équipe
- Maîtrise de soi, autonomie
- Motivation, ponctualité
- Bonne expression orale et écrite
- Bonne organisation de travail
- Maitrise des outils informatiques
- Respect d'autrui, sens du service public