assurer la gestion administrative du service

Activités principales?:
Saisir dans Sharepoint les fiches d'instruction (permission de voirie...) de l'Unité Territoriale Ouest
Assurer le suivi des récolements et rédiger les courriers en cas de non-conformité ou non réalisation
Aider à la préparation des déviations?: saisir et mettre en forme le?circuit de déviation et imprimer les lettres à accoler sur les panneaux (logiciel WinPCSign)
Suivre l'activité des agents de l'Unité Territoriale Ouest via Nemo. A ce titre, procéder à la?vérification des feuilles, aux corrections, ajustements ainsi qu'à la saisie et à la synthèse des données. Etre force de proposition pour permettre l'évolution et l'amélioration de Nemo
Assurer les tâches de secrétariat (suivi du courrier, rédaction de comptes rendus...), rédiger des courriers et notes diverses, gérer la réception et la diffusion des mails reçus sur l'adresse mail de l'UT
Veiller à la bonne marche du service administratif par l'enregistrement et l'expédition du courrier, la diffusion en interne ainsi que le suivi des affaires signalées
Trier, classer et archiver des dossiers administratifs
Assurer l'accueil téléphonique et physique (notamment des visiteurs de l'annexe de la Maison de la Solidarité et de la Vie Sociale)
Aider à la réalisation des tâches administratives de l'exploitation
Gérer les plannings de l'UT (salle réunion, réservation véhicules)
Gérer le stock des fournitures de bureau et de papier de l'Unité Territoriale Ouest

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Savoir
Fonctionnement, activités, circuits et partenaires du service
Logiciels de bureautique
Techniques rédactionnelles
Notions de base de la commande publique et des procédures de dépenses publiques (législation des marchés publics)
Fonctionnement et politique de la collectivité
Techniques d'accueil et de communication

Savoir Faire
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers et de documents
Renseigner les tableaux de suivi de l'activité
Restituer l'information et rendre compte
Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
Utiliser l'outil informatique et les progiciels spécifiques

Savoir Etre
Esprit d'équipe
Rigueur et méthode
Adaptabilité
Diplomatie
Discrétion

pour candidater transmettre CV et lettre de motivation sur emploi@vosges.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.