Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Les appariteurs·trices logistiques de la Division des Formations et de la Pédagogie assurent l’ensemble des fonctions logistiques dans les bâtiments d’enseignement et le bâtiment dédié aux colloques dans le périmètre de la Division, répartis sur deux grands pôles géographiques du Campus d’Orsay.

L’appariteur·rice apporte son concours au bon fonctionnement logistique et technique des enseignements et des services de la Division, à l’exclusion des enseignements de travaux pratiques.

Missions principales de l'agent·e :

Placé·e sous l’autorité hiérarchique du chef du service Logistique, elle/il contribue à l’accueil et à l’orientation du public et participe à la sécurité des biens et des personnes.

Mission accueil / loge :

• Réception du courrier, des livraisons, orientation et renseignements des usagers·ères, gestion de l’affichage
• Réception des appels téléphoniques et redirection vers les personnes ad ’hoc, de même pour la messagerie électronique
• Gestion des formalités d’accès, notamment des barrières et plots

Assistance à l’enseignement ou à la logistique d’un bâtiment :

• Ouvrir les bâtiments et/ou s’assurer du bon fonctionnement du logiciel d’accès
• Gérer l’ouverture et la fermeture des salles, dans le cadre d’un planning et dans le respect des règles de sécurité définies en s’assurant notamment de l’évacuation des personnes, de l’extinction des lumières et de la fermeture des fenêtres
• Assurer la gestion des clés
• Accompagner, si besoin, les utilisateurs·rices des locaux dans les salles et les amphis, répondre à leurs demandes
• Préparer les salles de cours, ranger le matériel, remettre en place et reconfigurer les salles en fonction du planning des enseignements
• S’assurer que l’aménagement des salles, la disposition du mobilier, le nombre de chaises et de tables est conforme au besoin des enseignements ou des manifestations et correspond aux règles liées à la sécurité des personnes
• Approvisionner les salles en fournitures, nettoyer les tableaux et les chaises tous les jours, et les tampons régulièrement
• Réaliser des inventaires du matériel et des fournitures
• Centraliser le matériel informatique et audiovisuel, en assurer la distribution/le prêt et le retour
• Installer le matériel informatique et audiovisuel nécessaire, veiller à son bon fonctionnement, entretenir le matériel
• Signaler les dysfonctionnements par écrit, en rendre compte et apporter les réponses appropriées
• Veiller à la non-dégradation du matériel prêté en rappelant les conditions d’utilisation
• Participer à la préparation et au déroulement : des examens en lien avec les secrétariats pédagogiques et des concours en lien avec le Pôle PASS/LAS et/ou la Direction de la Division et concours en lien avec les services scolarité
• Participer à l’accueil et à l’orientation des étudiants·es en période d’inscription

Mission logistique et entretien :

• Assurer un contrôle régulier des salles et des amphis, faire des rondes de surveillance des locaux
• Assurer des interventions de premier niveau en cas d’incident : Faire les demandes auprès du service technique (STIL) via la plateforme abylaweb.u-psud.fr
• Entretenir les mobiliers et matériels

Type du contrat : CDD 3 ans

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Connaissance, savoir :

• Avoir des notions sur la sécurité des personnes et des biens dans des établissements recevant du public
• Connaissances générales : accueil, entretien, courrier
• Notions de base sur les différents matériels d’alarme et le fonctionnement des appareils audiovisuels
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du site, de la spécificité des locaux

Savoir-faire :

• Accueillir et savoir prendre des messages
• S’informer du planning des enseignements, des événements et des manifestations
• Savoir rendre compte des anomalies ou des dysfonctionnements rencontrés
• Mettre en œuvre les procédures du service, respecter les consignes données et les plannings
• Savoir analyser et gérer rapidement des demandes d’informations
• Savoir travailler en équipe, respecter et appliquer les consignes
• Savoir utiliser le logiciel de planning des salles (consultation), l’annuaire de l’établissement, la messagerie

Savoir-être :

• Posséder un excellent sens de l’accueil et une bonne présentation
• Ponctualité, disponibilité, rigueur et réserve
• Sens de l’organisation