MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat du Pr PIGNEUR (PUPH) Responsable des Hôpitaux de jour pluridisciplinaires et du Dr ABI NADER (PH)
Organisation de réunions ou visio-conférences via l’assistant de planification Outlook et Teams : réservation de salle, saisie mise en forme et diffusion de programme etc
Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter, prendre et transmettre efficacement les messages
Préparation des consultations : création des masques de compte rendu, suivi des dossiers et des documents nécessaires (résultats d’examens, comptes rendus, courriers…)
Organisation et optimisation du planning des rdv : programmation de rendez-vous de 1ere consultation, téléconsultation, consultation privée  (Dr ABI NADER) et consultation de suivi en partenariat avec le bureau des rendez-vous
Suivi des différentes cohortes en collaboration avec l’infirmière coordonnatrice : MICI, proctologie, gastro-entérologie
Suivi des demandes de 1ere consultations ou annulations/report de rendez-vous sur le logiciel LORAH
Saisie des bilans et examens (endoscopie, échographie) dans le logiciel SUVIMIC
Codage des consultations dans le logiciel Bamara 
Saisie, relecture et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers divers
Saisie et mise à jour de documents propres au service (protocoles…)
Classement et envoi des courriers
Gestion et tenue du dossier médical (classement, archivage)
Numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient (ORBIS)
Gestion des courriers électroniques
Participer à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution
Participer à l’activité d’archivage : gestion des demandes et des retours de dossiers médicaux en lien avec le service des Archives Centrales
Gestion et traçabilité des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
Participer à la formation et au tutorat des stagiaires et nouveaux professionnels du secrétariat
Assurer par secteur d’activité le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante

QUALITES ET COMPETENCES
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux
• Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
• Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures pour en assurer la traçabilité
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels
• Faire preuve d'organisation et être en capacité de prioriser ses actions
DIPLOMES ET OUTILS
Baccalauréat F8, SMS, ST3S
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Pack Office, Orbis