L’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT) est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du Ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation (MAA) (www.envt.fr). L’établissement a pour mission première la formation des vétérinaires (160 diplômés par an) dans le cadre d’un référentiel de formation national qu’il se doit de respecter. Il est accrédité par l’Association Européenne des Etablissements d’Enseignement Vétérinaire (AEEEV) et donc soumis au respect du référentiel de cette association.

L’agent d’accueil polyvalent sera affecté(e) au Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire dédié aux animaux de compagnie de sport et de loisir (CHUVAC). Ouvert onze mois sur douze, 7j/7, 24jh/24, le CHUVAC est un centre hospitalier universitaire vétérinaire doté d’un plateau technique de qualité (3 000 m² de surface, scanner, fluoroscopie, radiologie numérique, équipements d’endoscopie, EMG, EEG, laser, etc.) et d’une équipe de 120 personnes constituée de nombreux spécialistes, résidents, cliniciens juniors, et personnels supports. Plus de 20 000 consultations sont réalisées au CHUVAC chaque année.

Objectifs du poste

Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l’encadrement des étudiants pendant leur rotation à l’accueil. Cette activité comprend l’accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter

A l’accueil des consultations :

Assurer l’accueil téléphonique des clients :

Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations

Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous

Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l’application Sirius

Informer le client sur les modalités d’accès au centre hospitalier

Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.

Assurer l’accueil physique des clients

Accueillir, prendre note de l’arrivée des clients et orienter les clients.

Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l’application Sirius

Mettre à jour les données du client

 Caisse du CHUVAC

 Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures

Encaisser

Contrôler la caisse

Tâches connexes incluses :

 Gestion administrative des dossiers clients

Gérer les convention funéraires
Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques

Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente

Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau

Encadrement des étudiants à l’accueil physique le matin

Former les étudiants de A4 en rotation à l’accueil aux bonnes pratiques d’enregistrement et de d’élaboration des dossiers clients.

Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Gestion de clients qui peut être difficile (mécontents, difficultés financières, identification du bon interlocuteur/service, propriétaires insatisfaits etc...).

Poste sur 38h15, payé 35h avec 25 RTT. Pas de temps partiel possible.

Planning sur 4.5 jours dans les horaires de l'accueil (8h-18h30)

Les diplômes d'ASV ou secrétaire médical(e) seront privilégiés.

Savoirs
Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
Connaissance de l’environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
Rédaction de courriels.
Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil (écouter, savoir répondre)
Capacités à analyser le caractère d’urgence d’une demande
Capacités à hiérarchiser l’importance des appels téléphoniques.
Capacités à organiser et planifier ses activités
Connaissance du vocabulaire médical

Savoir-être
Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
Sens de la confidentialité des informations.
Capacité à travailler en équipe
Rigueur dans l’exécution des missions
 

CDD de 13 mois