Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale, l'agent administratif aura en charge la comptabilité de fonctionnement (mission principale) ainsi que l'Agence Postale Communale et l'accueil de la mairie (missions secondaires).

I. MAIRIE
- Comptabilité
o Engagements, mandatement des factures et titres, transmission PESV2 (gestion des erreurs)
o Edition des documents comptables
o Suivi du budget communal et proposition budgétaire pour la partie fonctionnement en concertation avec la Secrétaire Générale
o Tableaux de suivi des factures courantes : eau, électricité, fournitures d’entretien …
o Suivi des budgets de l’école
o Gestion du stock de fournitures administratives
o Toutes autres missions en lien avec la comptabilité

- Affaires Générales :
o demandes d’extraits d’état civil
o Décès, mariages, reconnaissances avant naissance, naissances
o Recensement militaire
o Demandes diverses de renseignements
o Cimetière : mise à jour du logiciel
o Urbanisme
o Police du Maire (arrêtés)
o Archivage


- Gestion des manifestations :
o Demandes et complétude des dossiers
o Gestion et suivi des besoins (alimentaires et matériels) en collaboration avec l’élu référent, les services techniques
o Organisation, gestion des réservations des salles et du mobilier (caution, encaissement) en collaboration avec l’élu référent et les services techniques


- Accueil et standard
- Divers travaux de secrétariat
- Polyvalence sur les autres postes en cas d’absence de l'agent en charge des affaires générales et de l''APC : Affaires sociales, élections (présence possible au dépouillement), urbanisme, voirie, Gestion des salles/associations, réglementation ….


II. AGENCE POSTALE COMMUNALE

1. Accueil physique et téléphonique de la clientèle

Tout affranchissement manuel (lettres et colis ordinaires),
Vente de timbres-poste à usage courant :
Vente d’enveloppes et Prêt à Poster :
Emballages Colissimo S, M et L,
Dépôt des objets y compris recommandés (hors objets sous contrat, objets en nombre, Chronopost et valeur déclarée),
Retrait des lettres et colis en instance hors Poste Restante, valeur déclarée et Chronopost,
Dépôt des procurations courrier,
Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité et Prêt à Poster de réexpédition.
Retrait d’espèces sur compte courant postal du titulaire.

Transmission au bureau centre pour traitement direct selon les règles en vigueur :
- des demandes de services liées aux CCP,
- des procurations liées aux services financiers,
- des versements d’espèces sur son propre compte courant
- des versements d’espèces sur un Postépargne ou livret

2. Gestion de la comptabilité de l’agence postale

3. Relation directe avec la poste

L’agent pourra effectuer des tâches relatives au secrétariat de mairie sur le temps affecté à l’agence postale en cas de faible activité.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe

Modalités d’exercice :
Travail de bureau
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public
Pics d’activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivité
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, logiciels métier.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public

Compétences professionnelles et techniques (savoir-faire) :
-Savoir planifier son travail et gérer les priorités
-Respecter les délais réglementaires
- Savoir suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes,
-Qualités rédactionnelles requises
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des NTIC
-Fonctionnement du standard téléphonique
-Technique d'accueil, de communication et de régulation
-Technique de médiation et de négociation
-Technique de secrétariat (prise de note…)
-Technique de recherche d’information
-Technique de gestion de planning
-Technique de classement

Savoirs être :
• Discrétion/ Secret professionnel
• Qualités relationnelles
• Goût du travail en équipe
• Sens de la communication et de l’organisation
• Méthode et rigueur
• Disponibilité, dynamisme et réactivité
• Autonomie
• Capacité d’adaptation, d’écoute et de compréhension

Formation:
Parfaite maîtrise de l’outil informatique
Connaissances de l’environnement territorial et de comptabilité en M57
Connaissances du fonctionnement d’une agence communale postale serait un plus

Positionnement hiérarchique
1. Le Maire
2. La Secrétaire Générale
3. L’adjoint administratif

Les candidatures doivent être transmises par mail à l'adresse suivante : sg.aubiac@collectivite47.fr
Elles doivent obligatoirement comporter un CV, une lettre de motivation et pour les fonctionnaires les 2 derniers entretiens professionnels ainsi que leur dernier arrêté de situation.