Chargé de l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que de diverses activités liées à l’état civil, les élections et la communication.

Chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que de diverses activités liées à l’état civil, les élections, et la communication, vos missions sont principalement les suivantes :

Assurer l’accueil et renseigner tout type de public :
- Accueil physique et téléphonique des administrés (tableau de bord de fréquentation).
- Recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
- Renseigner le public.
- Établir les actes d’état civil (actes naissance/décès/mariages/PACS/reconnaissances anticipées, recensements militaires, etc.).
- Établir des dossiers de mariages, de Pacs et baptême civil.
- Élections : enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales, participer à la révision des listes électorales. Veiller à la préparation et à l’organisation des élections.

Assurer la communication de la commune :
- Afficher et diffuser l’information via différents supports de communication (site internet, application mobile, panneau lumineux, totem).
- Réaliser et diffuser les publications communales (Le P’tit Chalaron, l’Écho d’Échalas) dans le respect de la charte graphique.
- Participer à la commission Communication.

Assurer la gestion du secrétariat général :
- Assurer la gestion du courrier arrivé et départ : réception, enregistrement, distribution ainsi que la mise sous pli et l’expédition.
- Tenir les registres des délibérations, des arrêtés et des actes d’état civil.
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la commune, ainsi que les prêts de matériel.
- Assurer le classement et l’archivage de l’ensemble des services de la commune.
- Suivre et établir les commandes de fournitures diverses (administratives, produits entretiens, etc.)
- Établir des cartes de déchetterie

Tâches annexes :
- Assurer le remplacement de l'assistant des services en son absence sur certains domaines.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

- Connaissance de l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
-Connaissance des missions des administrations et partenaires publics.
-Connaissance des règles en matière de droit civil et élections
-Connaissance des techniques de rédactions administratives, très bonne maitrise du français, orthographe, grammaire.
-Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, Wordpress, etc..).
-Maitrise des logiciels métiers : Berger Levrault, JVS,
-Capacité à travailler en équipe, aptitudes transversales,
-Sens du service public,
-Forte autonomie dans l’activité quotidienne,
-Dynamisme, rigueur, sens de l’organisation,
-Permis B.

Lettre de motivation et CV à envoyer par mail : mehdi.tafrount@mairie-echalas.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.