Secteur Médicament :

Gestion de l’accueil physique et téléphonique,
Validation et envoi des bordereaux de facturation des dossiers de rétrocession aux traitements externes,
Suivi avec les préparateurs et pharmacien rétrocession des dossiers à problème,
Interlocuteur du service des traitements externes,
Classement et archivage des dossiers hors GHS (ordonnance, bordereau Phédra)

Secteur Dispositifs Médicaux :

Suivi des commandes en attente (liens avec les fournisseurs)
Réception informatique sur SAP des commandes Hors Stock
Gestion des problèmes informatiques des réceptions dans SAP en lien avec l’économat (ex : changement de TVA)
Mise à jour des bases articles dans les 2 logiciels de gestion (SAP et COPILOTE)
Mise à jour des étiquetages et des documents de travail lors des changements de marché
Extraction de données à partir de SAP et de COPILOTE à des fins d’analyses, de mises à jour des dotations, de changements de marchés, de rationalisation des stock (références et quantités), de bilans d’activité, de bilans pour les services de soins, de préparation des réunions « finances » …
Référent services pour certaines thématiques (ex : Développement durable)
Gestion des affichages informatifs de l’Unité
Gestion de l’archivage

Secteur Stérilisation :
Aide à la préparation d’affiches
Elaboration des carnets de livraison ou de ramassage
Gestion hebdomadaire des archives
Edition des fiches d’enregistrement

Commun aux différents secteurs :

Bureautique (rédaction des comptes rendus de réunion, participation à la rédaction de procédures, de fiches techniques, mise à jour des différents outils de travail),
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas Chronos, planning d’astreintes, organisation de réunions et Staff des laboratoires, visites…),
Traitement des courriers, fax, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Préparation des inventaires (documents, mails d’information, mise en conformité des étiquetages, vérification des emplacements picking + réserves…)
Participation physique aux inventaires
Gestion des fournitures de bureau

Communication :

Transmissions des informations nécessaires au bon fonctionnement des activités et à la continuité de service,
Lien avec le cadre de la PUI pour le planning et l’organisation du travail.

Implication dans l’institution

Participation aux réunions du service - DMU - institutionnelles et groupes de travail

SAVOIR FAIRE REQUIS
Rigueur dans le travail, disponibilité, ponctualité,
Sens du travail en commun, esprit d’équipe,
Tenue générale, adaptabilité (gérer des priorités), maîtrise de soi,
Communication, pédagogie,
Esprit d’initiative, autonomie,
Discrétion, secret professionnel.

PRE-REQUIS
Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
BAC ST2S
BAC Pro secrétariat avec une expérience dans le domaine médical ou de secrétariat
Maîtrise informatique indispensable.

Correspondances statutaires éventuelles :
Assistant médico-administratif