Secrétariat de direction de la DGDRH
Direction Générale Déléguée aux Relations Humaines
Campus Pont de Bois - VILLENEUVE D'ASCQ

CDD jusqu'au 31/08/2024 renouvelable

MISSIONS

Le/le secrétaire de direction assiste la coordinatrice du secrétariat de la DGDRH, sa responsable de service.
Le Secrétariat de la Direction Générale Déléguée aux Relations Humaines est rattaché directement à la Directrice Générale Déléguée aux Relations Humaines localisé sur le site Pont de Bois.
Le secrétariat de la DGDRH assure la transmission des informations entre les 5 directions et services de la DGDRH et assure le lien à l'extérieur de la direction avec les composantes, directions et agents.
Les missions principales du secrétariat sont l'accueil physique et téléphonique, la réalisation et le renouvellement des cartes multi services, la gestion de la messagerie de la DGDRH, la gestion des parapheurs entrants et sortants, la gestion et la transmission du courrier pour les différentes directions, l’organisation de réunions, la gestion des fournitures pour l'ensemble de la DGDRH.

ACTIVITÉS

- Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure,
- Répondre au téléphone et orienter la demande,
- Traiter les mails et orienter vers les services concernés,
- Gérer les parapheurs entrants et sortants,
- Gérer le courrier (réceptionner, trier et distribuer le courrier), la messagerie
- Créer et renouveler les cartes multi-services(CMS),
- Gérer les agendas,

- Traiter les commandes diverses (commandes, livraisons, factures), les missions (OM, frais de missions) et les demandes
d'intervention pour l'ensemble de la DGDRH (fournitures de bureau, mobilier de bureau, fournitures diverses,...) en appliquant
les procédures de gestion,
- Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord selon les instructions reçues,
- Etre polyvalent(e) sur toutes les missions exercées au secrétariat de la DGDRH
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser,
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés,
- Organiser des réunions et assurer la logistique relative à ces réunions.

Matériels, technologies ou logiciels spécifiques dont la maîtrise est nécessitée par l'activité :
- maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (word, excel, powerpoint),
- savoir utiliser les outils de planification de réunion et de système de visioconférence (doodle, evento, zoom...).

- Gestion des ressources humaines de la fonction publique,
- Gestion financière et comptable,
- Organisation et le fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur,
- Métiers exercés à l'université.

- Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes, échéances et éventuels dossiers urgents,
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives,
- Maîtriser les modes de communication écrite ou orale (électronique, téléphone,...),
- Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré et les logiciels de bureautique courants,
- Respecter les procédures, informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers,

- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (secrétaire-gestionnaire, relais RH) et externes
- Faire preuve de curiosité et d'initiative
- Faire preuve de discrétion professionnelle (confidentialité des informations et des données)
- Faire preuve de maîtrise de soi

- Diplôme ou expérience dans le domaine d’activité souhaitée,
- Expérience du travail en équipe souhaitée.