Au sein de la sous-direction des sites historiques et des transports, le bureau d'exploitation des sites de Matignon a pour mission d'assurer l'exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant le Premier ministre, des ministres délégués et secrétaires d'Etat rattachés au Premier ministre ainsi que les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes. Il prend en charge les prestations nécessaires à la gestion des sites et au soutien logistique des services occupants, en visant une haute qualité de service. Il comprend six sections :
- La section sûreté / sécurité ;
- La section services aux usagers ;
- La section administrative et financière ;
- La section logistique ;
- La section patrimoine et évènementiel;
- La section jardins et développement durable.

Pour réaliser ses missions, sous l'autorité du sous-directeur, le bureau s'appuie sur des personnels internes et sur des marchés de prestations de service, dont il assure le suivi et le contrôle de l'exécution. Il travaille en relation avec les services occupants, les intendances, le cabinet du Premier ministre et le commandement militaire. Au sein de la sous-direction, il travaille en relation avec les autres bureaux.

Sous la responsabilité du chef du bureau de l'exploitation des sites de Matignon, le ou la titulaire du poste est chargé(e) du pilotage des prestations assurées par le bureau d'exploitation des sites de Matignon, dans une démarche de maîtrise des coûts, des délais et de la qualité. En concertation avec le chef de la section administrative financière et administrative, il ou elle est en charge de la programmation et du suivi budgétaire pour l'ensemble des sections du bureau. Il ou elle supervise la rédaction des expressions de besoin ainsi que l'analyse technique des offres des marchés en renouvellement et peut être conduit à piloter certains dossiers confiés par le chef de bureau.

1°/ Mission de prévision, d'organisation, de coordination :
- À partir de l'expression de besoins des services soutenus, il ou elle propose, en lien avec le chef du bureau, des réponses techniques adaptées en matière d'exploitation des sites dans les domaines de la logistique, du patrimoine et de l'évènementiel.
- Il ou elle établit pour sa hiérarchie les éléments nécessaires pour lui donner une vision informative et prospective de l'action du bureau. Il ou elle rend compte des missions qui lui sont confiées.

2°/ Mission de suivi budgétaire et administratif des moyens confiés :
- Il ou elle prépare le budget annuel du bureau et réalise les différents travaux budgétaires de l'année (avis au BOP, CRG1&2, PLF et atterrissage de fin de gestion). Il ou elle s'assure de la bonne gestion et contrôle l'exécution budgétaire pour chaque section du bureau.
- Il ou elle participe à la rédaction des cahiers des charges techniques et à l'analyse des offres des marchés publics utilisés par le bureau en lien avec le bureau des achats ministériels.

3°/ Mission d'encadrement et d'animation de l'équipe du bureau :
- En charge des sections « logistique », « administrative et financière » et « patrimoine et évènementiel » il ou elle encadre 5 agents de catégorie A, 3 agents de catégorie B et 5 agents de catégorie C.
- Il ou elle intervient dans le pilotage des prestataires extérieurs.
- Il ou elle assure l'intérim du chef de bureau en son absence.

4°/ Missions liées aux projets transversaux :
- Il ou elle pilote et organise, en lien avec le chef du bureau et la cheffe de la section patrimoine et évènementiel, les évènements ouvertures aux publics : journées européennes du patrimoine, fête de la musique, rendez-vous aux jardins) ;
- Il ou elle peut être désigné responsable de projet pour l'organisation d'un évènement en particulier dans l'année ;
- Il ou elle collabore aux autres projets transverses de la sous-direction et la direction.

Le poste exige de nombreux déplacements sur le terrain, sur l'ensemble des sites historiques ;
- Participation à certains évènements à large amplitude : journées du patrimoine, journées aux jardins, fête de la musique, vœux.

La personne en poste fait l'objet d'une procédure d'autorisation d'entrée sur le site instruit par les services de sécurité de Matignon. Cette démarche est préalable à tout recrutement ou décision d'affectation sur le site historique de Matignon

Savoirs :
- Maitrise des règles budgétaires et des règles des marchés publics ;
- Utilisation du logiciel Chorus formulaires ;
- Connaissance des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail ;
- Solides compétences logistiques et d’organisation.

Savoirs-faire :
- Maitrise des outils bureautiques
- Excellente qualité rédactionnelle
- Excellente expression orale et écrite
- Être force de proposition et de décision
- Capacité à évoluer dans un environnement de très haut niveau

Savoirs-être :
- Capacité d’encadrement et de management d’une équipe pluridisciplinaire ;
- Excellente qualité relationnelle et aptitude à travailler en réseau ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ; sens de l’initiative ;
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation ;
- Grande capacité d’adaptabilité et réactivité ;
- Discrétion.