Informations générales
Organisme de rattachement
Université Paris I - Panthéon- Sorbonne
Référence
2023-1378695
Date de début de diffusion
26/10/2023
Date de parution
08/02/2024
Description du poste
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Enseignement et Formation - Responsable de service de scolarité
Statut du poste
Vacant
Intitulé du poste
Adjoint au responsable administratif chargé de la scolarité IED Université Paris1 Panthéon-Sorbonne
Descriptif du service
L’Institut d’Etudes à Distance de l’Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS) a pour mission d’assurer la formation des étudiants régulièrement inscrits à l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne dans les disciplines juridiques. Elle pourvoit à l’organisation des enseignements et de la recherche en droit public, droit privé, droit international, droit européen, droit social, et histoire du droit dans l’ensemble de l’Université.
Description du poste
Missions principales :
§ Assister le responsable administratif dans le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion en fonction des besoins de la structure
§ Assurer la mise en place des conditions organisationnelles et matérielles de l’enseignement
Niveau et nature des responsabilités essentielles :
Adjointe au responsable administratif de la composante
Encadrement fonctionnel sans hiérarchie supplémentaire
Référent (e) APOGEE
Correspondant (e) Handicap
Fonction de l’agent:
Sous la supervision du responsable administratif, coordonner les activités de gestionnaires de scolarité (secrétariat pédagogique, stages, transferts, candidatures, examens, etc.)
Former les nouveaux gestionnaires de scolarité
Organiser et coordonner les enseignements
Organiser les contrôles des connaissances
Suivre l’évolution de la réglementation et des procédures, les faire appliquer
Participer au cadrage, à la mise en place et au suivi des différentes opérations de gestion (candidatures et inscriptions administratives, transferts, inscriptions pédagogiques, enseignements, contrôle des connaissances, délivrance des documents aux usagers, conventions de stages)
Diffuser l’information
Assurer l’interface entre la gestion administrative et le Pôle numérique et multimédia de la structure
Activités principales :
- Encadrement et coordination des activités des gestionnaires de scolarité Capacité, L1, L2, L3, M1 et M2
- Formation des nouveaux gestionnaires de scolarité
- Encadrement du personnel vacataire recruté en appui (photocopies des copies d’examen, envoi des relevés de notes, classement, archivage)
- Organisation des inscriptions pédagogiques
- Organisation des procédures de transfert
- Coordination de l’élaboration des enseignements de la Licence 3 et des Masters 1
- Coordination de l’élaboration des calendriers d’examen des 3 séquences d’examen
- Mise à jour des guides de l’étudiant en conformité avec le RCC
-Travail en collaboration avec la mission APOGEE pour la modélisation des programmes d’enseignement et les règles de calcul
- En lien avec le relais handicap de l’université : suivi et organisation des aménagements des conditions d’études et d’examens des étudiants en situation de handicap
- Participation aux réunions de concertation et de travail de la structure
- Participation à l’instruction de dossiers complexes (recours), préparation d’éléments d’aide à la décision (rapports, comptes-rendus)
-Travail en collaboration avec le Pôle numérique et multimédia: participation à la rédaction et au contrôle de la réalisation des supports d’information (Guides, notices, FAQ …) et à la mise à jour du site internet
Conditions particulières d'exercice
Le service, sous l’autorité du responsable administratif, est composé de 16 personnes répartis en deux pôles : scolarité et numérique. Le premier comprend 2 agents d’accueil, 8 chargés de la gestion de la scolarité et 1 gestionnaire financière. Quant au pôle numérique, il regroupe 1 réalisateur audiovisuel et multi-média, 1 assistant de réalisation, 3 ingénieures pédagogiques et 1 journaliste reporter d’images. L’équipe pédagogique comprend environ 50 enseignants dont 23 sont statutaires.
Relations avec les services transversaux : direction de la logistique (planning, reprographie), direction enseignement et vie étudiante (scolarité administrative, service formations et pédagogie, service applications de scolarité) direction partenariat et entreprises et insertion professionnelle (bureau des stage), service vie étudiante ( handicap), agence comptable
Principaux interlocuteurs : responsable administratif, direction de la composante, agents du service, étudiants, enseignants, responsables techniques multimédia, secrétaire d’édition, universités partenaires, relais handicap, services culturels des Ambassades de France à l’étranger, Maisons d’arrêt, partenaires extérieurs (CNED, Togo, Qatar, EDHEC, ESSEC,…)
Descriptif du profil recherché
Compétences requises ou souhaitées :
Connaissances pratiques et théoriques
- Connaissance de la réglementation des formations supérieures, et de l’organisation et du fonctionnement de l’université Paris 1
-Connaissance approfondie des spécificités, de l'organisation et du mode de fonctionnement de l'enseignement à distance
- Maîtrise de l’offre de formation de la structure
- Connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la gestion de la scolarité
- Aptitude à suivre l'actualité des nouvelles technologies de communication et de diffusion du savoir
Connaissances techniques et méthodologiques
- Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail d’une équipe
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activté et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
- Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution des organisations et des procédures
- Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes règlementaires
- Capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie
- Savoir adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à assurer la bonne circulation de l’information au sein du service
- Maîtriser les outils bureautiques et le logiciel APOGEE
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents
- Aptitude à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Aptitude à gérer des situations complexes, à travailler dans l'urgence
Attitudes et comportements attendus
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l’analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens des responsabilités et du service public
- Confidentialité
Temps plein
Oui
Rémunération contractuels (en € brut/an)
selon expérience
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre candidature avec C.V+ lettre de motivation avec la référence de l'offre à l'adresse suivante:
recrutbiatss@univ-paris1.fr
Télétravail possible
Oui
Management
Non
Pays
Localisation du poste
Europe, France, Île-de-France, Hauts-de-Seine (92)
Géolocalisation du poste
12 Place du Panthéon 75231 Paris
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
17 rue Saint Hippolyte 75013 Paris
Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme
Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
26/10/2023
Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)
recrutbiatss@univ-paris1.fr