·         Nombre de poste : 1 ETP.

·         Horaires :

o   Du lundi au vendredi 09h00-12h00/13h00-17h00 ;

o   Ne travaille pas le week-end.

·         L’Adjoint Administratif est placé sous l’autorité de la Directrice de l’Établissement.

·         L’Adjoint Administratif travaille en collaboration avec la Direction, l’Adjoint des Cadres et la Cadre de Santé. Il est également en relation avec le Trésor Public, les départements, les assistantes sociales, mairie de la ville de Nieppe.

·         En ce qui concerne l’application de règlement intérieur (congés, horaires, etc.), l’Adjoint Administratif doit en référer à l’Administration.

·         Diplômes requis : Bac en rapport avec la formation

·         Expérience : au moins 1 an.

1.Accueil
Accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs, prestataires et partenaires institutionnels
Orientation et information auprès du public
Transmission des messages et suivi des demandes
Visites de l’établissement avec les familles ou nouveaux résidents

2. Gestion administrative générale
Rédaction de courriers, notes, comptes rendus de réunions
Tenue, mise à jour et archivage des dossiers administratifs des résidents
Organisation logistique des réunions internes (CVS, CSE, Codir...)
Participation aux projets d’amélioration continue et à la vie institutionnelle

3. Suivi administratif des résidents
Constitution, actualisation et classement des dossiers d’admission
Gestion des contrats de séjour et des pièces administratives obligatoires
Facturation mensuelle des frais d’hébergement
Suivi des aides sociales (dossier d’ASH, APA, APL, etc.)
Échanges réguliers avec les familles, accompagnement dans leurs démarches
Soutien aux résidents dans leurs démarches administratives : impôts, abonnements, courrier, contact avec prestataires extérieurs (coiffeur, opticien, opérateurs téléphoniques...)
·         Suivi administratif des admissions

·         Participation à l’élaboration de tableaux de bord et indicateurs

Echange régulier avec les assistantes sociales

4. Relations humaines et accompagnement

·         Appui à l’organisation des réunions institutionnelles (CA, CVS)

·         Participation au CVS, Commission menu…

·         Veille documentaire réglementaire (textes FPH, circulaires…)

Participation à l’accueil et à l’intégration des résidents
Participation au projet de vie de chaque résident
Présence aux obsèques des résidents décédés (lien symbolique et humain avec les familles)
Aide ponctuelle au quotidien en cas de besoin (écoute, orientation…)
Implication active dans les projets de l’établissement (animations, événements, décoration…)

5. Comptabilité – Gestion financière
Saisie et émission des titres de recettes et mandats de paiement
Mis à jour des tarifs
Saisie de la dotation globale.
Suivi des encaissements, gestion des cautions (remboursements, suivi administratif)
Suivi des subventions reçues (calendrier, justificatifs, affectations)
Réalisation d’états de suivi budgétaire périodique
Participation à la clôture comptable annuelle, à l’élaboration de l’EPRD, l’ERRD et du tableau annexe activité
Relation directe avec la Trésorerie (transmission, relances, suivi des anomalies)
Suivi des annulations ou corrections de titres/mandats en lien avec le comptable assignataire

COMPETENCES REQUISES
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Connaissances des logiciels : Berger-Levrault, BL-résidents, Netsoins, Alfresco, Resid Esms, canva)
Bonne connaissance des procédures administratives, sociales et comptables en EHPAD
Capacité à traiter des flux financiers et à respecter les échéances budgétaires
Capacité à produire et analyser des documents comptables si

Savoir-faire: 

·         Adaptabilité

·         Polyvalence

·         Capacité à gérer des priorités et à respecter les délais

·         Capacité à transmettre les informations de manière claire et fiable

Savoir-être: 

·         Rigueur, autonomie et sens des responsabilités

·          Discrétion professionnelle, confidentialité

·         Capacité d’écoute et de dialogue avec les résidents, familles et équipes

·         Goût pour le travail en équipe pluridisciplinaire

·         Humanité

·         Adaptabilité et réactivité

·         Sens du service

·         Accueillant