L’administration pénitentiaire (DGAP), sous l'autorité du Garde des sceaux, Ministre de la Justice, participe à l'exécution des décisions pénales. Elle contribue à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique, dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.
Elle est l’une des cinq directions du ministère de la Justice.
Avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, et des partenaires associatifs, elle assure le service public pénitentiaire.

L’administration pénitentiaire emploie près de 45 000 agents. Outre l’administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales, dont la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Dijon. (DISP)

La DISP de Dijon prend en charge, avec ses 3200 agents, plus de 4500 personnes détenues en milieu fermé (établissement pénitentiaire) et plus de 17 000 personnes en milieu ouvert (les services pénitentiaires d’insertion et de probation, SPIP).
La DISP administre 19 établissements pénitentiaires et 12 services pénitentiaires d'insertion et de probation, sur le ressort de deux régions administratives : Bourgogne-Franche-Comté et Centre-Val de Loire.

Maison d’arrêt de Bourges, 1 Route médiane, CS 20631, 18019 Bourge

Placé(e) sous la responsabilité directe de la responsable du secrétariat-RH, vous serez chargé(e) d'assurer d’une part, la gestion administrative de l’établissement et d’autre part, le suivi de la carrière des agents, de leur nomination à leur radiation des cadres, en passant par toutes les positions administratives rencontrées par un agent au cours de son parcours professionnel.

Nombre d’agents à encadrer

   ☐   A                             ☐   B                        ☐   C                       ✔ Sans objet

Composition et effectifs du service

Ø    1 secrétaire administrative + 1 adjointe administrative

Votre hiérarchie

N+1 la responsable du pôle administrative

N+2 l’adjoint au chef d’établissement

1 – Secrétariat de direction
Ø    Accueil téléphonique pour la direction : orientation / prise de messages téléphoniques,
Ø    Diffusion des notes de services/ notes d’informations,
Ø    Reprographie des documents internes à l’établissement (règlement intérieur, livret d’accueil) - secrétariat des instances institutionnelles (réunions de gradés, comité technique…) : prise de notes et rédaction des Procès-verbaux et des comptes rendus
Ø    Demande de casier judiciaire de type B2
Ø    Réalisation des autorisations d’accès à l’établissement
Ø    Demande d’enquête administrative auprès des services de la préfecture
Ø    Elaboration des permis de visite
Ø    Archivage
2 - Ressources humaines
Recrutement/ nomination :
Ø    Constitution des dossiers de prise en charge administrative et financière des agents
Ø    Etablissement du procès-verbal de prise de fonction - Notification des contrats aux contractuels.
Avancement / reclassement / Mutation :
Ø    Notification des décisions d’avancement d’échelon,
Ø    Suivi des demandes de reclassement, notification des décisions et arrêtés,
Ø    Etablissement des tableaux d’aptitudes,
Ø    Enregistrement des demandes de mutation des agents,
Ø    Simulation des fins de carrière (calcul des droits à la retraite) / gestion des demandes de prolongation d’activités,
Ø    Traitement des demandes afférentes aux situations administratives : temps partiel de droit et sur autorisation, demande de mi-temps thérapeutique, demande de reprise,
Ø    Traitement des titularisations ou prolongation de stage,
Ø    Traitement des diverses situations administratives (mise à disposition, détachement, radiation des cadres, disponibilités…),
Congés :
Ø    Archivage des demandes de congés dans les dossiers des personnels
Ø    Traitement des demandes de congés bonifiés, des demandes de congés de présence parentale, des demandes de congés maternité et paternité
Discipline / décoration :
Ø    Notification et enregistrement de lettres de félicitations / de témoignages officiels de satisfaction
Ø    Enregistrement des lettres d’observations/ des sanctions (avertissement / mise à pied/radiation)
Ø    Archivage des demandes d’explication
Remboursements de soins :
Ø    Traitement des demandes de remboursements de soins (optiques, dentaires, et auditifs)
Formation
Ø    Communication par mail ou voie d’affichage des offres de formation aux personnels
Ø    Traitement des demandes de formation
Ø    Suivi et notification aux agents
Maladies / Accident de travail :
Ø    Enregistrement des avis d’arrêts de travail sur Harmonie
Ø    Etablissement des décisions d’imputabilité d’un accident de service au travail
Ø    Etablissement des décisions d’accident de travail
Ø    Suivi et transmission des demandes de paiement des prestataires intervenus dans le cadre d’accident de travail aux services de la DISP
Ø    Saisine d’experts médicaux
Ø    Saisine du comité médical et de la commission d

 Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                      OUI ☐                   NON ✔

Connaissances
Organisation de l’administration pénitentiaire
Réglementation RH
Logiciel métier (Harmonie)
Logiciel (Word Excel Outlook…)

Savoir-faire
Sens du service public
Capacité à prioriser
Adaptabilité
Sens du compte rendu
Prise d’initiative

Savoir-être
Organisée Autonomie Rigueur Discrétion
Disponibilité

Organisation de travail :

Ø    Amplitude d’ouverture des services administratifs : 8h00 – 17h45

Ø    Plages horaires obligatoires : 9h00-12h00 / 14h00-16h00

Ø    Pause méridienne de 45 minutes minimum et 2 h maximum

Ø    Durée journalière ou hebdomadaire de travail exigible : 36h20 /semaine

Restauration : non

Accessibilité en transport / Parking : oui

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Offres de formation associées à votre prise de poste

Une formation d’adaptation à la prise de fonction permettra au candidat d’acquérir ou de renforcer les compétences professionnelles requises.

Perspectives d’évolution professionnelle