Activités principales / Tâches
Organiser, optimiser et planifier l’activité de la responsable de département, et de ses adjoints le cas échéant :
·        Gestion des appels téléphoniques, du courrier, de l’agenda et de la BAL fonctionnelle
·        Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
·        Préparation des dossiers, ordres du jour, recueil de réponses
·        Contribution à la circulation de l’information au sein du service et en lien avec les partenaires
·        Appui à la rédaction de courriers, notes… ainsi qu’à la conception de supports de présentation.

Assurer une fonction d’assistance au sein du département et contribuer à l’amélioration de son fonctionnement :
·        Organisation logistique des réunions stratégiques (journées thématiques, comités consultatifs d’allocation de ressources…), coordination, appui en cas de pics d’activité
·        Contribution à la structuration et à l’actualisation de l’arborescence, au classement et à l’archivage
·        Contribution à la publication des décisions et arrêtés au recueil des actes administratifs de la préfecture de région
·        Appui à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et outils internes pour la mise en œuvre des activités du département (système d’information, procédures, tableaux de bord, modèles types…)
·        Contribution aux actions destinées à valoriser/rendre compte des actions du département.

Assurer, en appui de la responsable du département, le suivi ressources humaines et logistique :
·        Suivi RH, locaux, équipements matériels/informatiques, en lien avec le pôle appui de la DOS
·        Suivi et accueil des nouveaux arrivants au sein du département.
Assurer le cas échéant la continuité du secrétariat de direction et des dossiers confiés aux gestionnaires de dossiers
·        Remplacement ponctuel des assistant.es de direction en cas d’absence
·        Appui et/ou remplacement ponctuel du gestionnaire de dossiers autorisations lorsque la continuité ou un surcroît d’activité le nécessitent.

Vous êtes motivé.e par une fonction transversale au sein d’une équipe et vous possédez une expérience significative réussie en qualité d’assistant.e.
Vos qualités relationnelles, votre adaptabilité et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d’organisation, d'initiative et êtes force de proposition.

Poste ouvert aux titulaires et fonctionnaires ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires
Participe à la continuité de service organisée avec les agents du département
Contribution à l’organisation d’évènements (journées ou forum…)
Adaptabilité horaire en situation exceptionnelle (par exemple, urgence ou gestion de crise)