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Gestionnaire administratif (h/f)


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Ecole normale supérieure  

Référence

2019-156502  

Date de début de diffusion

24/01/2019

Date de parution

22/03/2019

Date de fin de publication

30/03/2019

Description du poste

Versant

Fonction Publique d'Etat

Catégorie

B

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels

Domaine fonctionnel

Enseignement superieur-recherche-developpement - TECHNICIENNE/TECHNICIEN DE RECHERCHE (FPE - FP2RCH07)

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif (h/f)

Descriptif de l'employeur

Créée en 1794, l'École normale supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L'École compte 37 unités mixtes de recherche.

L'École normale supérieure est membre de l'Université PSL

Descriptif de l'employeur (suite)

Structure : Bibliothèque Ulm-Jourdan

Département ou service de la structure : Administration RH et financière

Corps/Grade : Catégorie B (Technicien)

Lieu d'exercice : Bibliothèque Ulm-LSH

Description du poste

ACTIVITÉS

Le gestionnaire est responsable du suivi administratif, financier et RH de la bibliothèque Ulm-Jourdan, et applique les procédures dédiées sur l'ensemble des actes de suivi. Il organise, alimente et met à jour l'ensemble des dispositifs relatifs à la gestion de la bibliothèque et est à ce titre un interlocuteur privilégié de l'équipe de direction.

Gestion financière (Budget annuel de 1.2 M€ en moyenne)
- Suivi de l'exécution, préparation des documents budgétaires soumis aux instances et tenue des bilans.

- En concertation avec le chef du département des ressources documentaire : suivi de l'exécution des budgets d'acquisition de livre et de périodique dans le SIGB Sierra. Budget documentaire annuel (papier et électronique) : 680 000€ en moyenne.

- Gestion des commandes et des factures dans les outils de gestion de l'ENS et dans le cadre des marchés publics conclus par l'ENS pour la bibliothèque Ulm-Jourdan et le réseau documentaire de l'École.

- Suivi des conventions de financement sur projet de la bibliothèque (PSL, ABES, BnF, CollEx, etc.)

- Recueil et gestion des dons effectués par les lecteurs de la bibliothèque, en lien avec l'Association des anciens élèves de l'ENS et l'agent comptable


Gestion RH – Correspondant RH de la bibliothèque auprès du SRH (53 ETP en 2018)

- Suivi des procédures de recrutement,formation, mouvement, promotion sur l'ensemble des filières et des statuts représentés à la bibliothèque (ITRF, bibliothèque, enseignants, moniteur-étudiants, stagiaires). États de services faits (vacations, état liquidatif des primes CIA responsable de soirée).

- Suivi des carrières des agents

- Suivi des congés et des Comptes épargne temps. Les congés annuels réguliers sont suivis en concertations avec le responsable des plannings de service public.

- Suivi des missions

Administration de la bibliothèque
- Alimentation des tableaux de bords d'indicateurs et suivi des statistiques annuelles des bibliothèques de l'enseignement supérieur (ESGBU) pour les données financières et RH, en concertation avec la directrice adjointe.

- Secrétariat de la directrice : gestion du courrier entrant et sortant, gestion de l'agenda et de la permanence téléphonique

- Élaboration du planning de permanence téléphonique

Conditions particulières d'exercice

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

- Temps de travail : 36h hebdomadaires, réparties du lundi au vendredi de 8h à 18h.

- Contraintes d'organisation pour assurer la permanence téléphonique de la bibliothèque de 9h à 18h sans interruption du lundi au vendredi, en concertation avec trois autres agents.

- Participation au service public par roulement le samedi : un samedi par mois en moyenne, donnant lieu à récupération horaire.

- Jours de congés : 54 (congés obligatoires : 3 semaines l'été, 1 semaine à Noël).

Descriptif du profil recherché

COMPÉTENCES :

Diplôme règlementaire exigée : baccalauréat

Connaissances :

- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Dispositifs et procédures propres à la gestion administrative et RH d'un service de l'ESR
- Techniques d'élaboration de documents : comptes-rendus, tableaux de suivi, etc.
- Logiciels de gestion administrative et comptable
- Environnement institutionnel et administratif des bibliothèques universitaires et des bibliothèques de grands établissements. Une expérience similaire serait bienvenue, à défaut, un goût pour l'administration propre aux bibliothèques et une volonté de ses former aux outils spécifiques est indispensable

Savoir-faire:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels comptables et financiers de l'ENS et le logiciel de gestion de bibliothèque (SIGB Sierra)


Savoir-être :

- Ponctualité
- Discrétion
- Sens du contact avec le public
- Aisance à l'écrit
- Aisance à l'oral

Critères candidat

Niveau d'études

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Informations complémentaires

Informations complémentaires

RECRUTEMENT :

Date de prise de fonction : dès que possible

Temps de travail : 100%

Poste ouvert aux fonctionnaires (Groupe IFSE 2 ou 3) et aux contractuels (CDD d'un an renouvelable, rémunération mensuelle brute comprise entre 1670€ et 1890€ selon grille et expérience).
Pour les titulaires, merci de joindre une fiche financière.

Lieu de travail : 45 rue d'Ulm, 75005 Paris.

Tous les postes proposés par l'ENS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Merci d'adresser votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation et fiche financière pour les titulaires) via la Bourse Interministérielle de l'Emploi Public (BIEP) en cliquant sur le lien suivant : https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/gestionnaire-administratif-hf-reference-2019-156502



Référence de l'offre : 2019-156502

Pays

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

75005 Paris, France

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

45, rue d'Ulm 75005 Paris

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/03/2019

Pièces jointes

Document joint 1

Fiche de poste - gestionnaire admin bibliothèque.pdf (318 Ko) Télécharger la pièce jointe