Assistant.e de la Présidente de l'Agence du Service Civique

Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Agence du service civique  

Référence

2019-287517  

Date de début de diffusion

08/11/2019

Date de parution

14/12/2019

Description du poste

Versant

Fonction publique d'Etat

Catégorie

A

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels

Domaine fonctionnel

Administration generale - Assistante/Assistant de direction (FPT - C1E/12)

Intitulé du poste

Assistant.e de la Présidente de l'Agence du Service Civique

Descriptif de l'employeur

L’Agence du Service Civique est l’opérateur unique de l'Etat au service de l’engagement et de la mobilité des jeunes. Constituée sous la forme d’un groupement d’intérêt public (GIP) en 2010, intégrant depuis 2016 l’agence française ERASMUS+ Jeunesse et Sport, elle assure à la fois la mise en œuvre du Service Civique et la déclinaison française du volet Jeunesse & Sport du programme européen ERASMUS+ et le Corps européen de solidarité.
Le Service Civique, instauré par la loi du 10 mars 2010 permet aux jeunes de 16 à 25 ans qui le souhaitent d’effectuer une mission d’intérêt général en France ou à l’étranger auprès d’organismes à but non lucratif ou de personnes morales de droit public en étant indemnisés par l’Etat. Sa finalité est de favoriser la mixité sociale et la cohésion nationale. La mission de l’Agence est de mettre en œuvre, d’animer et de promouvoir le Service Civique en  veillant particulièrement à l'égal accès de tous les citoyens à cette opportunité de s’engager. Cet outil en faveur de l’engagement de la jeunesse a également vocation à accompagner la mise en œuvre des politiques publiques dans le cadre de missions d’intérêt général. Les volontaires peuvent ainsi se voir confier par exemple des actions d'aide aux personnes âgées, de rénovation de centres d'hébergement, d'aide aux victimes de catastrophes naturelles, de préservation de l'environnement, d'accompagnement à la scolarité, de promotion de la citoyenneté…

Descriptif de l'employeur (suite)

Le volet Jeunesse et Sport du programme ERASMUS+ soutient la mobilité européenne des jeunes dans le cadre d’appels à projets dans le domaine de l’éducation non formelle. Il pilote aussi des échanges de jeunes, des formations des acteurs de jeunesse et des partages de pratiques entre professionnels. Sur le volet Sport, l’Agence est le point national de contact pour informer les candidats sur les opportunités de financement. Le volet jeunesse du programme ERASMUS+ comprend trois «actions clés» :
- mobilités des individus à des fins d’éducation et de formation (échanges de jeunes, service volontaire européen, mobilités des acteurs de jeunesse) – Action Clé 1
- coopération en matière d’innovation et d’échanges de bonnes pratiques : partenariats stratégiques, renforcement des capacités dans le domaine de la jeunesse, initiatives transnationales de jeunes (TCA) – Action Clé 2
- dialogue structuré : rencontres entre les jeunes et les décideurs dans le domaine de la jeunesse – Action Clé 3.     
L’Agence porte par ailleurs le centre de ressources SALTO-YOUTH EuroMed et Bonnes Pratiques qui fait partie d’un réseau de 8 centres de ressources thématiques et régionaux créés en 2000 par la Commission Européenne en vue d'améliorer la qualité des projets européens Jeunesse en apportant soutien, formations et information aux Agences Nationales. Enfin, l’Agence a été désignée en 2018 par la Commission Européenne pour participer à la mise en œuvre du Corps Européen de Solidarité

Description du poste

Encadrement (oui ou non) : Non
Placée sous l'autorité d'un Directeur général, l’Agence du Service Civique emploie 85 agents permanents.

Activités principales :

Au sein du secrétariat de l’Agence du Service Civique et sous la responsabilité de la Présidente, l'assistant ou assistante de de la Présidente assure à titre principal le secrétariat de la Présidente. De plus, il ou elle participe au bon fonctionnement du secrétariat.

A ce titre, il ou elle est plus particulièrement chargée des activités suivantes :
- Gestion de l'agenda de la Présidente
- Organisation des rendez-vous et des réunions
- Accueil physique et téléphonique, orientation des visiteurs et des appels
- Gestion de ses déplacements et de leur organisation logistique
- Soutien à la constitution des fonds de dossiers
- Rédaction, mise en forme, suivi et archivage des projets de courrier et de comptes-rendus
- Rédaction de la correspondance
- Classement et archivage des documents

De plus, l'assistant ou assistante de la Présidente travaille en complémentarité avec l’'assistante du Directeur général de l’'Agence :
- ils ou elles assurent l’'intérim pendant les congés ou leurs absences respectives afin de garantir la continuité du service et la réalisation leurs activités respectives
- ils ou elles peuvent être amenés ponctuellement à organiser leurs horaires pour accueillir des rendez-vous de la Présidente ou du
Directeur général avant 9h ou après 17h30 (sur une plage horaire n’excédant pas 8h30 -18h30),
- ils ou elles assurent les activités mutualisées au sein du secrétariat (gestion des fournitures, distribution et envoi des courriers, etc).

Enfin, il ou elle participe à l'organisation des instances de gouvernance de l’Agence (conseil d’'administration, comité
stratégique et comité de pilotage interministériel) présidées par la Présidente : convocations, établissement des feuilles de présence, préparation des dossiers, accueil des participants, envoi des délibérations après les séances etc.
L'assistant ou assistante de la Présidente travaille en lien étroit avec la cheffe de cabinet en charge de la coordination des dossiers d.

Spécificités du poste / Contraintes :
- plages horaires fixes à déterminer avec l'assistante du Directeur général : 9h–-12h/13h ou 13h/14h-17h30 - 4 jours par semaines et 9h-12h/13h ou 13h/14h-18h - 1 jour par semaine,
- prise en compte des contraintes de service (notamment pour le dépôt des congés, qui doivent être coordonnés avec l'ensemble du cabinet et avec les congés de la Présidente), capacité d'adaptation, réactivité, forte disponibilité.

Descriptif du profil recherché


Connaissances :
- Environnement politique et administratif, notamment dans le champ de la jeunesse, de la citoyenneté et des actions européennes,
- Techniques d’'organisation et de planification des rendez-vous et des réunions,
- Accueil et orientation du public,
- Systèmes de classement et d'archivage


Savoir-être :
- Discrétion et loyauté
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’'organisation
- Qualités relationnelles et sens de la diplomatie
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du travail en équipe et de la collaboration active

Savoir-faire :
- Sens de l'organisation
- Rédaction de notes et de courriers
- Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les partenaires  
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (word, outlook, excel, power point)


Expérience professionnelle :
Expérience confirmée sur des activités et des fonctions similaires. Expérience souhaitée dans les domaines des politiques publiques concernées.

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Contacts :

Personne à qui adresser les candidatures (mail) :
Candidature à adresser directement (CV + lettre de motivation) au service des Ressources Humaines de l'Agence du Service Civique par mail à recrutements@service-civique.gouv.fr avant le 05 décembre 2019 à 17 heures.

Pays

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

95 Avenue de France, 75013 Paris, France

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Avenue de France : 95, avenue de France – PARIS 13ème

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

08/11/2019

Personne à qui adresser les candidatures (mail)

recrutements@service-civique.gouv.fr

Pièces jointes

Document joint 1

6019 FP PEP Assistant_e Présidente de l'ASC 11 2019 (version finale).pdf (114 Ko) Télécharger la pièce jointe