L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 47 860 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

La Direction de la communication assure la communication interne auprès des
personnels, des étudiantes et étudiants, ainsi que la valorisation extérieure de l’Université : recherche, formation, activités culturelles, citoyennes et sportives. Elle conseille les différents acteurs de l’Université ; réalise divers supports de communication (guides, plaquettes, affiches…) ; organise des évènements transversaux, en collaboration avec les étudiantes et étudiants et les services/composantes/laboratoires de l’Université. Sous l’autorité de la directrice de la communication, vous travaillerez en équipe : une chargée de communication, une webmaster, un graphiste, un photographe, ainsi qu’avec les correspondants web du réseau, afin de renforcer la visibilité et le rayonnement local, national et international de la marque UCBL.

Au sein d’une équipe de 7 personnes, la mission de la personne recrutée est double, assister la directrice de la communication pour assurer le fonctionnement du service et apporter une aide en gestion de projet et d'organisation d'évènements, aussi bien pour la gouvernance que pour les services et composantes.

1) Ressources Humaines / ADMINISTRATIF :

• Gestion RH : congés et absences
• Abonnements presse
• Compte-rendu de réunion de service
• Mise en place de fiches de procédures
• Responsable des archives pour le service
• Evaluation et gestion des risques en collaboration avec le service de prévention des risque
• Mise à jour des fichiers (partenaires, publics ciblés, journalistes, etc.)

2) Finances :

• Contribution à l’élaboration du budget initial de la structure : collaboration aux dialogues & réunion de préparation budgétaires ;
• Gestion des commandes du service : réalisation des demandes d’achat, attestations de service fait, bordereaux de transfert interne, etc, en collaboration avec la DSF
• Gestion des prestataires : demande de devis, enregistrement des prestataires
• Gestion des inventaires
• Gestion des missions du service en lien avec le prestataire de voyage

3) Communication :

• Diffusion des documents de communication
• Participation aux réunions éditoriales et rédaction d’articles pour le site web
• Participation à la relecture des newsletters et des supports visant à être imprimés
• Gestion de projets de communication print ou audiovisuel (préparation de cahiers des charges, planning, suivi des prestataires, interface auprès des différentes parties prenantes…)
• Participation à la revue de presse

4) EVENEMENTIEL :

• Contribution à la conception et au suivi de toutes les actions évènementielles organisées par le service
• Organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et grand public
• Coordination de projets événementiels
• Gestion des stocks de goodies (prise en compte des demandes des services, réapprovisionnement au besoin, préparation des commandes)
• Gestion de la réservation des grilles d’affichage

La personne peut être amenée à se déplacer sur les différents sites de l'université.
travail le soir et le week-end occasionnels pour les évènements

Nous recherchons quelqu'un de très organisé, autonome, qui saura gérer de manière rigoureuse le fonctionnement du service. Très à l'écoute, dynamique, en lien avec le terrain, elle accompagnera la mise en place d'événements
internes ou externe.

Elle doit savoir palifier et respecter des délais, dotée d'une curiosité intellectuelle et d'un vrai sens du travail en équipe

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :

• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,

• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,

• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,

• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,

• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.

Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.

Pour postuler : Dès que possible

Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-8g7j3i5ten@emploi.beetween.com