Mission générale :
L’Adjoint des Affaires Générales du GHEMM assiste la Direction du GHEMM dans les tâches de coordination des affaires générales.

Position dans la structure :
Liaisons hiérarchiques : 
-       Sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Affaires Générales et en lien avec le Directeur

Liaisons fonctionnelles :
Internes :
·         Membres de l’équipe de Direction et notamment le Directeur de la Qualité et de l’Organisation des Soins au titre de l’appui à la coordination de ses missions
·         Présidents des CME
·         Chefs de pôle et responsables de service
·         Cadres de service
·         Médiateurs médical et non-médical
·         Organisations syndicales

Externes :
·         Secrétariats Mairies
·         Interlocuteurs ARS
·         Interlocuteurs Conseil Départemental
·         Assureur
·         Conseil juridique de l’établissement
·         Représentants des usagers

MISSIONS  :

Pré requis :
·         Connaissance dans le domaine de la santé publique
·         Connaissance des politiques sanitaires, sociales et médico-sociales
·         Organisation et fonctionnement interne des établissements du GHEMM

Missions permanentes :
     -       Gestion des dossiers contentieux responsabilité civile des établissements du GHEMM en lien avec l’assureur des établissements (sinistres corporels et protection juridique)
     -       Gestion des dossiers de réclamation en lien avec les cadres et responsables de service
     -       Gestion des CDU en lien avec le Directeur de la Qualité et de l’Organisation des Soins :
o    Suivi des plaintes et réclamations
o    Mise en place des rendez-vous de médiation et rédaction des comptes rendus
o    Préparation et diffusion des convocations, ordres du jour, documents, comptes rendus
o    Suivi des compositions
o    Élaboration du rapport d'activité annuel
     -       Gestion des délégations de signature et des décisions
     -       Création et suivi des conventions et coopérations dont HADALU
     -       Coordination et suivi des instances (composition, ordre du jour, participation aux séances pour prise de notes comptes rendus)
     -       Suivi des enquêtes et questionnaires institutionnels
     -       Mise à jour des organigrammes
     -       Mise à jour des annuaires FHF

Assiste la Direction sur :
     -       La relecture et finalisation de la mise en forme des dossiers d’autorisation sanitaire et dossiers d’appel à projet
     -       La gestion du patrimoine

Missions ponctuelles ou spécifiques :
En complément de ses missions, l’Adjoint des Affaires Générales assiste le Directeur de la Qualité et de l’Organisation des Soins au titre de l’appui à la coordination de ses missions
Suivi du projet des usagers
Assure les missions d’assistante de Direction pendant les absences de cette dernière ou en cas de besoin
Est référent laïcité des établissements du GHEMM

Savoir-faire requis :

     -       Sens de l’initiative de la rigueur, de l’organisation, bonne réactivité et grande capacité d’autonomie

     -       Discrétion et respect des règles de confidentialité

     -       Coordination et animation

     -       Aisance relationnelle

     -       Disponibilité

     -       Adaptabilité

     -       Esprit d’équipe

HORAIRES DE TRAVAIL :

·         37 heures hebdomadaires – 12 jours de RTT