Terre de tourisme, de culture , de loisirs, mais aussi d'idées, d'innovation et d'échange, le département du var a depuis toujours su s'adapter et diversifier ses atouts. les fonctionnaires y travaillent dans une culture de résultat. le département offre à ses collaborateurs une organisation du temps de travail et un régime de primes motivants. au coeur d'un département à l'identité géographique , climatique et historique renommée, rejoignez nous et donnez une impulsion à votre carrière professionnelle.

Sous l'autorité du responsable de service, vous serez chargé d'exercer des activités de
secrétariat auprès de l'équipe IEMF en complémentarité des autres assistantes
administratives.

Activités :
Assurer l'accueil téléphonique au sein du service
Réception des appels, écoute et primo-évaluation de la demande, évaluation de la
notion d'urgence, orientation et renseignements, prise en compte et suivi des messages,
Assurer l'articulation avec les agents (travailleurs sociaux, administratifs et cadres du
service IEMF), éventuellement rappeler les usagers pour fixer des rendez-vous,
Suivre les indicateurs relatifs à l'accueil téléphonique via les outils existants.
Activités de secrétariat
Gérer les demandes de frais de déplacements et le budget éducatif des travailleurs
sociaux,
Gérer les demandes individuelles RH des travailleurs sociaux (demandes de formation,
de temps partiels, de cumul d'activités...),
Gérer et assurer une veille sur le planning prévisionnel des congés de l'équipe.
Activités annexes :
Assurer la gestion de la logistique (commandes de fournitures de bureau et imprimés),
être une personne ressource au sein de son équipe pour les problématiques liées au
matériel et aux équipements.
Assurer la veille de la boite mail de groupe du secrétariat IEMF en complémentarité des
autres agents du service.

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements,
astreintes....) :
aucune
Habilitations et EPI obligatoires :
aucune

Compétences requises :
Savoir (connaissances)
Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de la collectivité,
Connaissance des missions CSH et de la direction,
Maîtrise des règles de l'orthographe et des règles de grammaire,
Connaissance des métiers de secrétariat,
Connaissance des règles de base de la communication.

Savoir-faire (compétences techniques)
Savoir organiser son temps de travail entre ses différentes missions,
Capacités rédactionnelles,
Capacités d'adaptation et de travail en équipe,
Maîtrise des outils bureautiques (gmail, drive, logiciels métiers)

Savoir-être (aptitudes personnelles)
Sens de l'écoute,
Disponibilité, patience et diplomatie,
Ouverture d'esprit,
Rigueur,
Obligation de discrétion (droit de réserve et respect des règles de confidentialité).

Durée du contrat : 6 mois

Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site du conseil départemental à l'aide du lien de l'URL de l'offre.